Hộ kinh doanh được lưu sổ kế toán điện tử, không cần ghi tay

Những ngày gần đây, nhiều ý kiến từ cộng đồng hộ kinh doanh bày tỏ băn khoăn về việc phải đồng thời sử dụng hóa đơn điện tử và ghi chép sổ kế toán, cho rằng điều này có thể làm phát sinh thêm công việc và chi phí quản lý. Trước những phản ánh này, Bộ Tài chính đã có thông tin chính thức nhằm làm rõ các quy định hiện hành cũng như phạm vi áp dụng đối với hộ và cá nhân kinh doanh.

Theo cơ quan quản lý, việc áp dụng hóa đơn điện tử không đồng nghĩa với việc bãi bỏ chế độ kế toán. Đây là hai nhóm quy định độc lập nhưng có mối liên hệ chặt chẽ trong hoạt động quản lý tài chính và nghĩa vụ thuế. Vì vậy, hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện đầy đủ chế độ kế toán theo quy định pháp luật.

Điểm đáng chú ý là người kinh doanh không bị bắt buộc phải ghi chép sổ kế toán bằng tay như nhiều thông tin đang lan truyền. Thay vào đó, họ được phép lựa chọn lưu trữ hồ sơ kế toán dưới dạng điện tử hoặc bản giấy, tùy theo điều kiện thực tế và phương thức quản lý của từng hộ.

Hóa đơn điện tử và sổ kế toán có vai trò khác nhau

Bộ Tài chính cho biết hóa đơn điện tử là chứng từ ghi nhận các giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh trong quá trình kinh doanh. Đây là căn cứ quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế, đồng thời góp phần tăng tính minh bạch của hoạt động thương mại và bảo vệ quyền lợi của khách hàng.

Trong khi đó, sổ kế toán có chức năng tổng hợp toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự và hệ thống nhất định. Thông qua sổ sách kế toán, hộ kinh doanh có thể theo dõi doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tình hình tài sản cũng như phục vụ việc đối chiếu, giải trình khi cơ quan chức năng yêu cầu.

Chính vì đảm nhiệm những mục tiêu khác nhau nên hóa đơn điện tử không thể thay thế hoàn toàn sổ kế toán. Hai công cụ này bổ sung cho nhau nhằm tạo nên hệ thống quản lý tài chính đầy đủ và chính xác hơn.

Không phát sinh quy định mới về chế độ kế toán

Một trong những nội dung được Bộ Tài chính nhấn mạnh là quy định về chế độ kế toán đối với hộ kinh doanh không phải chính sách mới được ban hành sau khi triển khai hóa đơn điện tử.

Việc lập và lưu giữ sổ kế toán đã được quy định trong các văn bản pháp luật trước đó. Do đó, yêu cầu thực hiện chế độ kế toán không phải là thủ tục hành chính phát sinh thêm, mà chỉ là việc tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ vốn đã được quy định nhằm đảm bảo tính thống nhất trong quản lý tài chính và thuế.

Thông tin này được đưa ra nhằm hạn chế những hiểu lầm cho rằng hộ kinh doanh đang phải thực hiện thêm nhiều thủ tục mới khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử.

Lưu trữ điện tử giúp giảm áp lực cho hộ kinh doanh

Một điểm tích cực trong chính sách hiện hành là người kinh doanh có quyền lựa chọn phương thức lưu trữ tài liệu kế toán phù hợp với điều kiện của mình.

Thay vì phải duy trì hệ thống sổ sách viết tay như trước đây, các chứng từ kế toán, hóa đơn, sổ kế toán và các tài liệu liên quan hoàn toàn có thể được quản lý dưới dạng dữ liệu điện tử. Điều này giúp giảm đáng kể khối lượng giấy tờ, tiết kiệm không gian lưu trữ, đồng thời thuận lợi hơn trong việc tra cứu, thống kê và đối chiếu số liệu.

Đối với những hộ kinh doanh đã sử dụng phần mềm bán hàng hoặc phần mềm kế toán, việc lưu trữ điện tử còn góp phần hạn chế sai sót khi nhập liệu, tăng tính chính xác trong quản lý doanh thu và chi phí.

Chuyển đổi số sẽ tiếp tục được đẩy mạnh

Theo định hướng của cơ quan quản lý, trong thời gian tới ngành thuế sẽ tiếp tục nâng cấp các giải pháp công nghệ nhằm hỗ trợ hộ kinh doanh thực hiện hóa đơn điện tử thuận tiện hơn.

Các hệ thống quản lý bán hàng sẽ được kết nối đồng bộ với giải pháp hóa đơn điện tử để giảm thao tác thủ công, hỗ trợ tự động hóa quá trình lập chứng từ, lưu trữ dữ liệu và quản lý doanh thu. Đây được xem là bước đi quan trọng trong tiến trình chuyển đổi số, góp phần giảm chi phí tuân thủ cho người nộp thuế và nâng cao hiệu quả quản lý của cơ quan nhà nước.

Về lâu dài, việc số hóa toàn bộ dữ liệu kế toán và hóa đơn không chỉ giúp hộ kinh doanh vận hành minh bạch, chuyên nghiệp hơn mà còn tạo nền tảng để mở rộng quy mô hoạt động, tiếp cận các dịch vụ tài chính, tín dụng và quản trị hiện đại trong môi trường kinh doanh số.