Chính phủ đã ban hành Nghị định số 296/2026/NĐ-CP nhằm sửa đổi, bổ sung một số quy định về đăng ký doanh nghiệp, trong đó đáng chú ý là những thay đổi liên quan đến thủ tục thực hiện trên môi trường điện tử. Quy định mới hướng tới việc cắt giảm giấy tờ, đơn giản hóa thao tác của người nộp hồ sơ và tăng cường kết nối dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước.

Theo quy trình mới, cá nhân hoặc tổ chức thực hiện thủ tục trước tiên phải đăng nhập vào Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng định danh điện tử quốc gia bằng tài khoản định danh điện tử. Sau khi xác thực thành công, người dùng sẽ được chuyển đến Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tiến hành các bước kê khai và nộp hồ sơ.

Việc áp dụng tài khoản định danh điện tử giúp thống nhất quy trình xác minh danh tính, giảm nguy cơ sai lệch thông tin và hạn chế việc phải nộp thêm nhiều giấy tờ xác thực như trước đây.

Phân biệt thủ tục giữa người trực tiếp đăng ký và người được ủy quyền

Một trong những điểm đáng chú ý của quy định mới là quy trình được thiết kế khác nhau tùy theo chủ thể thực hiện thủ tục.

Đối với người có thẩm quyền trực tiếp ký hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, hệ thống cho phép kê khai trực tiếp nhiều loại biểu mẫu điện tử. Những giấy đề nghị hoặc thông báo được tạo sẵn trên hệ thống và chỉ yêu cầu một người ký sẽ không bắt buộc phải ký số hoặc ký trực tiếp rồi tải lên dưới dạng tệp điện tử. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian chuẩn bị hồ sơ và hạn chế các thao tác kỹ thuật.

Trong khi đó, các tài liệu còn lại thuộc thành phần hồ sơ theo quy định vẫn phải được ký hợp lệ bằng chữ ký số hoặc chữ ký trực tiếp, sau đó chuyển thành văn bản điện tử để tải lên hệ thống.

Đối với các biểu mẫu cần nhiều người cùng ký hoặc các tài liệu có nhiều chủ thể liên quan, việc ký đầy đủ theo đúng quy định vẫn là yêu cầu bắt buộc trước khi nộp hồ sơ.

Trường hợp người thực hiện thủ tục là người được ủy quyền, toàn bộ giấy tờ thuộc hồ sơ đăng ký đều phải được chuẩn bị đầy đủ, ký hợp lệ và chuyển sang định dạng điện tử trước khi tải lên hệ thống để hoàn tất việc nộp hồ sơ.

Thanh toán trực tuyến và xác thực điện tử được tích hợp

Sau khi hoàn thiện hồ sơ, người nộp sẽ thực hiện thanh toán các khoản phí, lệ phí (nếu phát sinh) thông qua phương thức trực tuyến.

Đồng thời, hệ thống yêu cầu người dùng thực hiện bước xác thực điện tử trước khi chính thức gửi hồ sơ. Đây là bước nhằm bảo đảm tính chính xác của thông tin và nâng cao mức độ an toàn trong giao dịch điện tử.

Ngay sau khi hồ sơ được gửi thành công, hệ thống sẽ tự động cấp giấy tiếp nhận hồ sơ điện tử kèm lịch hẹn trả kết quả, giúp người nộp dễ dàng theo dõi tiến độ giải quyết mà không phải đến trực tiếp cơ quan đăng ký kinh doanh.

Tăng cường kết nối dữ liệu giữa đăng ký doanh nghiệp và cơ quan thuế

Một điểm mới quan trọng khác là việc đồng bộ dữ liệu giữa Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp với hệ thống quản lý đăng ký thuế.

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, các thông tin cần thiết sẽ được chuyển sang cơ quan thuế để phối hợp xử lý. Cơ chế liên thông này giúp hạn chế việc doanh nghiệp phải khai báo nhiều lần cùng một thông tin, đồng thời rút ngắn thời gian thực hiện các thủ tục hành chính sau khi thành lập doanh nghiệp.

Việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan quản lý cũng góp phần nâng cao tính chính xác của thông tin doanh nghiệp và tăng hiệu quả quản lý nhà nước.

Doanh nghiệp theo dõi kết quả hoàn toàn trên môi trường số

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ tiến hành kiểm tra tính hợp lệ theo quy định của pháp luật.

Mọi phản hồi về việc yêu cầu bổ sung, sửa đổi hoặc chấp thuận hồ sơ đều được cập nhật trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Người nộp hồ sơ chỉ cần đăng nhập tài khoản để theo dõi tình trạng xử lý mà không phải chờ thông báo bằng văn bản giấy như trước.

Quy trình này giúp tăng tính minh bạch, giảm thời gian đi lại và tạo thuận lợi cho các tổ chức, cá nhân ở mọi địa phương.

Người nộp hồ sơ được quyền dừng thủ tục khi cần thiết

Ngoài việc đơn giản hóa quy trình đăng ký, quy định mới cũng cho phép người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp đang thực hiện thủ tục trực tuyến chủ động dừng việc đăng ký trong những trường hợp được pháp luật cho phép.

Cơ chế này tạo thêm sự linh hoạt cho người thực hiện thủ tục, đặc biệt khi cần điều chỉnh kế hoạch thành lập doanh nghiệp hoặc phát hiện những thông tin cần sửa đổi trước khi hoàn tất quá trình đăng ký.

Chuyển đổi số tiếp tục là nền tảng cải cách thủ tục hành chính

Những sửa đổi tại Nghị định số 296/2026/NĐ-CP cho thấy định hướng đẩy mạnh số hóa thủ tục đăng ký doanh nghiệp đang được triển khai mạnh mẽ. Việc giảm yêu cầu ký đối với một số biểu mẫu điện tử, tăng cường sử dụng định danh điện tử, thanh toán trực tuyến và kết nối dữ liệu liên thông không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp mà còn góp phần xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả.

Trong bối cảnh số lượng doanh nghiệp thành lập mới ngày càng tăng, việc hoàn thiện quy trình đăng ký trực tuyến sẽ tạo điều kiện thuận lợi hơn cho hoạt động khởi nghiệp, đầu tư và phát triển sản xuất, kinh doanh trên phạm vi cả nước.