Vì sao doanh nghiệp phải xây dựng thang lương, bảng lương?

Thang lương, bảng lương là cơ sở để doanh nghiệp xác định mức lương theo từng vị trí công việc hoặc chức danh, đồng thời làm căn cứ tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, trả lương, xét nâng bậc và quản lý chính sách tiền lương nội bộ.

Bên cạnh đó, việc xây dựng hệ thống tiền lương rõ ràng còn giúp doanh nghiệp minh bạch trong quản trị nhân sự, tạo động lực làm việc cho người lao động và bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật lao động.

Đối với định mức lao động, doanh nghiệp cần xây dựng trên cơ sở mức lao động trung bình để đa số người lao động có thể hoàn thành công việc trong thời giờ làm việc bình thường. Trước khi áp dụng chính thức, định mức lao động cũng cần được thử nghiệm nhằm bảo đảm tính phù hợp và khả thi.

Những nguyên tắc quan trọng khi xây dựng thang lương, bảng lương

Khi thiết lập hệ thống tiền lương, doanh nghiệp cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản nhằm bảo đảm tính hợp pháp và minh bạch trong quá trình áp dụng.

Trường hợp tại doanh nghiệp có tổ chức đại diện người lao động thì trước khi ban hành thang lương, bảng lương và định mức lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức này. Nếu doanh nghiệp chưa có tổ chức đại diện người lao động thì không phát sinh yêu cầu tham khảo ý kiến.

Sau khi hoàn thiện, doanh nghiệp phải công bố công khai thang lương, bảng lương và định mức lao động tại nơi làm việc trước thời điểm đưa vào áp dụng để toàn bộ người lao động được biết và giám sát việc thực hiện.

Ngoài ra, theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không còn phải nộp thang lương, bảng lương cho cơ quan quản lý lao động. Hồ sơ sẽ được doanh nghiệp tự lưu giữ và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra.

Những lưu ý quan trọng khi thiết kế hệ thống tiền lương

Trong quá trình xây dựng thang lương, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến số bậc lương và mức lương khởi điểm.

Pháp luật không giới hạn số lượng bậc lương tối đa, tuy nhiên hệ thống tiền lương phải có ít nhất hai bậc để tạo cơ sở xét nâng lương cho người lao động. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn xây dựng từ 5 đến 15 bậc lương nhằm đáp ứng nhu cầu quản trị nhân sự và lộ trình phát triển nghề nghiệp.

Đối với bậc lương thấp nhất, mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định. Đây là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm quyền lợi tối thiểu của người lao động khi tham gia quan hệ lao động.

Mức lương tối thiểu vùng áp dụng năm 2026

Theo quy định hiện hành, mức lương tối thiểu tháng và mức lương tối thiểu theo giờ được áp dụng như sau:

Doanh nghiệp cần căn cứ vào địa bàn hoạt động để xác định đúng mức lương tối thiểu làm cơ sở xây dựng thang lương, bảng lương.

Xác định mức lương tối thiểu theo địa bàn như thế nào?

Việc áp dụng mức lương tối thiểu không chỉ phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp mà còn căn cứ vào nơi doanh nghiệp hoặc đơn vị trực thuộc hoạt động.

Nếu doanh nghiệp hoạt động trên địa bàn thuộc vùng nào thì áp dụng mức lương tối thiểu của vùng đó.

Đối với doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc đơn vị trực thuộc đặt tại các địa phương khác nhau, mỗi đơn vị sẽ áp dụng mức lương tối thiểu tương ứng với địa bàn nơi đơn vị đó hoạt động.

Trường hợp khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao hoặc khu công nghệ số tập trung nằm trên nhiều địa bàn có mức lương tối thiểu khác nhau thì doanh nghiệp được áp dụng mức lương tối thiểu của địa bàn có mức cao nhất.

Đối với các địa bàn có sự thay đổi về địa giới hành chính hoặc được thành lập mới từ nhiều địa phương khác nhau, doanh nghiệp tiếp tục áp dụng mức lương tối thiểu theo hướng dẫn của Chính phủ cho đến khi có quy định điều chỉnh mới.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi xây dựng thang lương năm 2026?

Để bảo đảm việc xây dựng và áp dụng thang lương đúng quy định, doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ hệ thống tiền lương hiện hành, cập nhật mức lương tối thiểu vùng mới nhất và đánh giá lại các vị trí công việc để xác định mức lương phù hợp.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình nâng bậc lương rõ ràng, ban hành định mức lao động hợp lý và công khai toàn bộ hệ thống tiền lương trước khi áp dụng. Việc chuẩn bị đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro khi thanh tra lao động, đồng thời tạo môi trường làm việc minh bạch và nâng cao sự gắn kết của người lao động.

Xây dựng thang lương đúng quy định giúp doanh nghiệp phát triển bền vững

Một hệ thống thang lương, bảng lương được xây dựng khoa học không chỉ đáp ứng yêu cầu của pháp luật mà còn là nền tảng quan trọng trong quản trị nguồn nhân lực. Chính sách tiền lương minh bạch giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân người lao động, tạo động lực nâng cao năng suất làm việc và hạn chế các tranh chấp lao động phát sinh. Trong bối cảnh thị trường lao động ngày càng cạnh tranh, việc chủ động hoàn thiện cơ chế tiền lương sẽ góp phần nâng cao năng lực quản trị và phát triển doanh nghiệp theo hướng ổn định, bền vững.