Không trả đủ lương làm thêm giờ, doanh nghiệp bị phạt thế nào?

Doanh nghiệp không trả đủ tiền làm thêm giờ bị phạt đến 100 triệu đồng

Theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hành vi không trả hoặc trả không đầy đủ tiền lương làm thêm giờ cho người lao động thuộc nhóm vi phạm về tiền lương và có thể bị xử phạt theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng.

Đối với tổ chức, doanh nghiệp, mức phạt được xác định như sau:

Như vậy, nếu doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ nghĩa vụ trả lương làm thêm giờ đối với từ 301 người lao động trở lên, mức phạt có thể lên đến 100 triệu đồng.

Quy định này được áp dụng từ ngày 10/09/2026, thời điểm Nghị định 283/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực.

Đáng chú ý, hành vi không trả đủ tiền làm thêm giờ không phải trường hợp duy nhất bị xử phạt. Cùng nhóm vi phạm về tiền lương còn có các hành vi như trả lương không đúng hạn, trả thiếu tiền lương theo hợp đồng, trả thiếu tiền làm việc vào ban đêm, tiền lương ngừng việc hoặc khấu trừ tiền lương trái quy định.

Không chỉ bị phạt, doanh nghiệp còn phải trả đủ tiền và tiền lãi

Một điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là tiền phạt hành chính không thay thế nghĩa vụ thanh toán tiền lương cho người lao động.

Theo điểm a khoản 5 Điều 23 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, ngoài việc bị xử phạt, người sử dụng lao động còn phải:

• Thanh toán đầy đủ phần tiền lương làm thêm giờ còn thiếu;
• Trả thêm khoản tiền lãi trên số tiền chậm trả hoặc trả thiếu;
• Khoản lãi được tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt.

Như vậy, khi bị phát hiện trả thiếu tiền làm thêm giờ, doanh nghiệp có thể đồng thời phải thực hiện hai nghĩa vụ tài chính: nộp tiền phạt vi phạm hành chính cho Nhà nước và thanh toán phần quyền lợi còn thiếu cho người lao động kèm tiền lãi.

Điều này cũng có nghĩa rằng việc doanh nghiệp chủ động trả bổ sung tiền lương sau khi phát hiện sai sót không đồng nghĩa với việc đương nhiên loại bỏ trách nhiệm xử phạt nếu hành vi đã cấu thành vi phạm hành chính.

Tiền làm thêm giờ phải được tính tối thiểu bao nhiêu?

Để xác định doanh nghiệp có trả thiếu tiền làm thêm giờ hay không, trước hết cần xác định đúng mức tiền lương mà người lao động được hưởng.

Theo Điều 98 Bộ luật Lao động 2019, tiền lương làm thêm giờ được tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả theo công việc đang làm, với mức tối thiểu:

Làm thêm vào ngày làm việc bình thường: ít nhất bằng 150% tiền lương.

Làm thêm vào ngày nghỉ hằng tuần: ít nhất bằng 200% tiền lương.

Làm thêm vào ngày nghỉ lễ, Tết hoặc ngày nghỉ có hưởng lương: ít nhất bằng 300%, chưa kể tiền lương của ngày lễ, Tết hoặc ngày nghỉ có hưởng lương đối với người lao động hưởng lương ngày.

Do đó, doanh nghiệp không thể chỉ căn cứ vào mức lương giờ thông thường để thanh toán cho toàn bộ thời gian làm thêm. Mức trả phải được xác định dựa trên ngày mà người lao động thực tế làm thêm và quy định tương ứng của pháp luật.

Làm thêm giờ vào ban đêm được tính thế nào?

Trường hợp người lao động vừa làm việc vào ban đêm vừa phát sinh thời gian làm thêm thì tiền lương không chỉ dừng ở mức 150%, 200% hoặc 300%.

Theo quy định của Bộ luật Lao động, người lao động làm việc vào ban đêm được trả thêm ít nhất 30% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả của công việc trong ngày làm việc bình thường.

Nếu làm thêm giờ vào ban đêm, người lao động còn được hưởng thêm 20% tiền lương theo quy định pháp luật.

Vì vậy, khi xây dựng bảng chấm công và bảng lương, doanh nghiệp cần phân loại chính xác thời gian làm việc theo ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ, thời gian làm việc ban đêm và thời gian làm thêm vào ban đêm để tránh tính thiếu quyền lợi của người lao động.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi quản lý tiền làm thêm giờ?

Việc trả đúng tiền làm thêm giờ không chỉ phụ thuộc vào bộ phận kế toán mà còn liên quan trực tiếp đến quy trình quản lý thời giờ làm việc.

Doanh nghiệp nên kiểm tra đồng bộ các nội dung sau:

Một là, kiểm soát thời gian làm thêm thực tế.
Bảng chấm công, dữ liệu máy chấm công, lịch làm việc và phê duyệt làm thêm cần thống nhất với nhau để có căn cứ xác định số giờ làm thêm.

Hai là, xác định đúng ngày làm thêm.
Cùng một số giờ làm thêm nhưng nếu phát sinh vào ngày thường, ngày nghỉ hằng tuần hoặc ngày lễ thì mức tiền lương phải trả có thể khác nhau.

Ba là, kiểm tra cách tính lương.
Doanh nghiệp cần xác định đúng đơn giá tiền lương hoặc tiền lương thực trả làm cơ sở tính tiền làm thêm.

Bốn là, rà soát tiền làm thêm vào ban đêm.
Đây là trường hợp dễ phát sinh sai sót do có nhiều khoản tiền phải cộng đồng thời.

Năm là, lưu giữ hồ sơ.
Bảng chấm công, bảng tính lương, quyết định hoặc thỏa thuận làm thêm và chứng từ thanh toán là những tài liệu quan trọng để doanh nghiệp chứng minh việc thực hiện đúng nghĩa vụ tiền lương.

Phân biệt “không trả đủ lương” và “huy động làm thêm trái quy định”

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt giữa trả thiếu tiền làm thêm giờ và tổ chức làm thêm giờ không đúng quy định.

Đây là hai nhóm hành vi có thể phát sinh trách nhiệm pháp lý khác nhau.

Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định riêng về hành vi huy động người lao động làm thêm giờ mà không được sự đồng ý của người lao động, trừ trường hợp pháp luật có quy định đặc biệt. Hành vi này có thể bị phạt từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng.

Ngoài ra, việc huy động người lao động làm thêm vượt quá giới hạn pháp luật cho phép cũng có mức xử phạt riêng, được xác định theo số lượng người lao động bị vi phạm.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra việc đã trả đủ tiền làm thêm hay chưa, mà cần rà soát cả căn cứ, sự đồng ý và giới hạn thời gian khi tổ chức làm thêm giờ.

Doanh nghiệp nên chủ động rà soát chính sách tiền lương trước ngày 10/09/2026

Nghị định 283/2026/NĐ-CP sẽ có hiệu lực từ ngày 10/09/2026. Do đó, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra lại hệ thống tiền lương trước thời điểm này, đặc biệt đối với những doanh nghiệp thường xuyên phát sinh làm thêm giờ.

Một số nội dung nên được rà soát gồm:

• Quy chế trả lương và quy trình tính lương;
• Cách xác định tiền lương làm thêm giờ;
• Hệ thống chấm công;
• Quy trình đăng ký và phê duyệt làm thêm;
• Việc tính tiền làm thêm vào ban đêm;
• Cách thanh toán tiền lương vào ngày nghỉ, lễ, Tết;
• Hồ sơ, chứng từ chứng minh việc thanh toán cho người lao động.

Việc rà soát sớm giúp doanh nghiệp phát hiện sai sót trước khi phát sinh tranh chấp hoặc bị cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đồng thời hạn chế nguy cơ phải thanh toán khoản tiền lương lớn kèm tiền lãi.

Từ ngày 10/09/2026, doanh nghiệp không trả hoặc trả không đủ tiền lương làm thêm giờ có thể bị phạt từ 10 triệu đồng đến 100 triệu đồng, tùy theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải thanh toán đầy đủ phần tiền lương còn thiếu và tiền lãi tính trên khoản tiền chậm trả, trả thiếu theo quy định. Do đó, việc xây dựng cơ chế chấm công, tính lương và quản lý thời gian làm thêm chính xác là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vừa bảo đảm quyền lợi của người lao động, vừa hạn chế rủi ro pháp lý trong quá trình hoạt động.