Từ 23/7/2026: Nhiều thủ tục doanh nghiệp phải xác thực điện tử

Xác thực điện tử trở thành yêu cầu quan trọng khi đăng ký doanh nghiệp

Ngày 23/7/2026 đánh dấu sự thay đổi đáng chú ý trong phương thức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp khi Nghị định 296/2026/NĐ-CP chính thức được ban hành và có hiệu lực.

Theo đó, quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP về trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền được bổ sung theo hướng tăng cường việc sử dụng định danh điện tử và xác thực điện tử.

Sự thay đổi này không đơn thuần là việc bổ sung thêm một bước kỹ thuật trong quá trình nộp hồ sơ. Về bản chất, đây là cơ chế nhằm tăng khả năng xác định chính xác chủ thể thực hiện thủ tục, hạn chế tình trạng sử dụng thông tin hoặc thực hiện hồ sơ doanh nghiệp mà không có sự đồng ý thực sự của người có liên quan.

Đặc biệt, yêu cầu xác thực được đặt ra đối với một số thủ tục có khả năng làm thay đổi trực tiếp thông tin pháp lý quan trọng của doanh nghiệp.

Ai phải thực hiện xác thực điện tử?

Một điểm cần lưu ý là quy định mới không chỉ đặt trách nhiệm lên người trực tiếp nộp hồ sơ.

Trong trường hợp thủ tục được thực hiện thông qua ủy quyền, người ủy quyền và người được ủy quyền đều có trách nhiệm đối với tính hợp pháp, trung thực và chính xác của việc ủy quyền.

Điều này có ý nghĩa quan trọng bởi việc đăng ký hoặc thay đổi thông tin doanh nghiệp có thể làm phát sinh những hệ quả pháp lý đáng kể. Do đó, việc xác nhận danh tính và ý chí của các chủ thể liên quan giúp tăng mức độ an toàn cho toàn bộ quy trình.

Có thể hiểu theo hướng:

Người ủy quyền → xác nhận việc ủy quyền → người được ủy quyền thực hiện thủ tục → cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và xử lý hồ sơ.

Như vậy, trách nhiệm của các bên không chỉ dừng ở việc chuẩn bị giấy ủy quyền mà còn gắn với quá trình xác thực trên môi trường điện tử theo quy định mới.

6 nhóm thủ tục phải xác thực điện tử từ 23/7/2026

Không phải mọi thủ tục đăng ký doanh nghiệp đều phải thực hiện xác thực điện tử theo cùng một cách. Nghị định 296/2026/NĐ-CP tập trung vào các thủ tục có tác động trực tiếp đến chủ thể hoặc thông tin cốt lõi của doanh nghiệp.

1. Đăng ký thành lập doanh nghiệp

Khi thành lập một doanh nghiệp mới, việc xác thực điện tử được đặt ra nhằm góp phần xác định chính xác chủ thể đứng sau hồ sơ đăng ký.

Đây là bước đặc biệt quan trọng bởi thông tin được xác lập tại thời điểm thành lập sẽ trở thành cơ sở cho quá trình quản lý doanh nghiệp về sau.

2. Thay đổi người đại diện theo pháp luật

Người đại diện theo pháp luật là một trong những thông tin có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với doanh nghiệp.

Việc thay đổi vị trí này có thể ảnh hưởng đến hoạt động giao dịch, ký kết hợp đồng, thực hiện quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Vì vậy, yêu cầu xác thực điện tử giúp tăng tính bảo đảm đối với thủ tục thay đổi.

3. Thay đổi chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn

Khi quyền sở hữu doanh nghiệp được chuyển sang chủ thể khác, thông tin đăng ký doanh nghiệp cũng phải được cập nhật.

Với thủ tục này, xác thực điện tử góp phần xác định chủ thể có liên quan đến việc thay đổi chủ sở hữu, từ đó hạn chế rủi ro phát sinh từ hồ sơ không phản ánh đúng ý chí của người có quyền.

4. Thay đổi thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn

Thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn có quyền và nghĩa vụ gắn với phần vốn góp của mình. Vì vậy, việc thay đổi thành viên cũng thuộc nhóm thủ tục được tăng cường xác thực.

5. Thay đổi thông tin cổ đông trong công ty cổ phần

Quy định mới cũng áp dụng đối với việc thay đổi thông tin của:

• Cổ đông sáng lập;
• Cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài.

Phạm vi này áp dụng đối với công ty cổ phần không phải công ty niêm yết hoặc công ty đăng ký giao dịch chứng khoán.

6. Thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân và thành viên hợp danh

Các thủ tục liên quan đến việc thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc thành viên hợp danh cũng nằm trong nhóm phải thực hiện xác thực điện tử.

Như vậy, có thể thấy quy định mới tập trung vào những thay đổi có khả năng tác động trực tiếp đến chủ thể sở hữu, thành viên hoặc người có quyền đại diện doanh nghiệp.

Vì sao các thủ tục này được tăng cường xác thực?

Việc yêu cầu xác thực điện tử đối với các thủ tục nêu trên có thể nhìn nhận dưới góc độ quản lý nhà nước và bảo đảm an toàn pháp lý cho doanh nghiệp.

Trước hết, các thông tin về chủ sở hữu, thành viên, cổ đông và người đại diện theo pháp luật đều là những dữ liệu quan trọng trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Nếu những thông tin này bị thay đổi trái với ý chí của người có quyền, hậu quả có thể không chỉ dừng lại ở việc dữ liệu đăng ký bị sai lệch mà còn ảnh hưởng đến giao dịch, quyền sở hữu, quyền quản lý và trách nhiệm pháp lý của các bên.

Việc bổ sung xác thực điện tử giúp tăng khả năng đối chiếu giữa người thực hiện thủ tục và chủ thể có liên quan, đồng thời phù hợp với xu hướng chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang quy trình điện tử.

Về lâu dài, đây cũng là bước tiến trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu doanh nghiệp có độ tin cậy cao hơn.

Không xác thực được thì doanh nghiệp có bị đình trệ thủ tục?

Đây là vấn đề doanh nghiệp đặc biệt cần lưu ý.

Trên thực tế, hệ thống điện tử có thể phát sinh tình trạng gián đoạn hoặc không thể xác thực tại thời điểm thực hiện thủ tục. Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã tính đến tình huống này và đưa ra cơ chế xử lý thay vì mặc nhiên khiến hồ sơ không thể tiếp tục.

Nếu hệ thống xác thực điện tử bị gián đoạn, người ủy quyền có thể thực hiện xác thực sau khi doanh nghiệp đã được cấp đăng ký.

Điều này tạo ra một cơ chế linh hoạt nhằm tránh việc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn làm gián đoạn hoàn toàn quá trình đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên, việc được xác thực bổ sung sau đó không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể bỏ qua nghĩa vụ xác thực. Đây vẫn là yêu cầu cần được hoàn tất theo quy định.

Người ủy quyền không xác nhận thì xử lý thế nào?

Một tình huống khác cũng cần được phân biệt rõ là trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận rằng mình không ủy quyền cho người thực hiện thủ tục.

Khi đó, cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh có thể yêu cầu doanh nghiệp thực hiện việc báo cáo theo quy định.

Điều này cho thấy xác thực điện tử không chỉ mang tính chất xác nhận kỹ thuật mà còn có giá trị trong việc kiểm tra tính hợp pháp của quá trình ủy quyền.

Doanh nghiệp vì vậy cần đặc biệt thận trọng khi giao cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục đăng ký thay mình. Việc ủy quyền cần có căn cứ rõ ràng và phải bảo đảm thông tin cung cấp cho cơ quan đăng ký kinh doanh là chính xác.

Chưa có tài khoản định danh điện tử cần chuẩn bị gì?

Không phải mọi người thực hiện thủ tục đều đã có tài khoản định danh điện tử. Để tránh trường hợp này trở thành trở ngại khiến hồ sơ không thể xử lý, Nghị định 296/2026/NĐ-CP cũng quy định phương án đối với người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử.

Theo đó, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải bổ sung bản sao giấy tờ nhận dạng còn giá trị sử dụng, chẳng hạn:

• Căn cước;
• Hộ chiếu;
• Giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu theo quy định.

Như vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra trước tình trạng định danh điện tử của người có liên quan để chủ động lựa chọn cách thức chuẩn bị hồ sơ phù hợp.

Doanh nghiệp cần thay đổi cách chuẩn bị hồ sơ như thế nào?

Quy định mới đặt ra yêu cầu doanh nghiệp phải chú trọng hơn đến việc kiểm tra thông tin trước khi thực hiện thủ tục.

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp nên rà soát ít nhất các nội dung sau:

Thứ nhất, xác định đúng người có thẩm quyền.
Cần kiểm tra ai là chủ thể thực hiện việc ủy quyền và ai là người trực tiếp thực hiện thủ tục.

Thứ hai, kiểm tra thông tin định danh.
Thông tin của người liên quan cần bảo đảm chính xác, thống nhất với giấy tờ và dữ liệu được sử dụng trong quá trình xác thực.

Thứ ba, kiểm tra nội dung ủy quyền.
Việc ủy quyền phải rõ ràng, đúng phạm vi và phản ánh chính xác ý chí của người ủy quyền.

Thứ tư, chủ động chuẩn bị phương án dự phòng.
Trong trường hợp người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử hoặc hệ thống gặp sự cố, doanh nghiệp cần chuẩn bị giấy tờ theo phương án được pháp luật cho phép.

Thứ năm, theo dõi trạng thái xử lý hồ sơ.
Sau khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra các yêu cầu bổ sung hoặc xác thực phát sinh trong quá trình giải quyết.

Điểm mới đáng chú ý so với quy định trước đây

Trước khi được sửa đổi, Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP chủ yếu quy định về trách nhiệm của người ủy quyền, người được ủy quyền và quy trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp qua mạng.

Quy định trước đây chưa đặt ra cơ chế xác thực điện tử đối với người ủy quyền và người được ủy quyền theo phạm vi mới, đồng thời cũng chưa quy định cụ thể cách xử lý đối với trường hợp hệ thống xác thực gặp sự cố hoặc người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử.

Nghị định 296/2026/NĐ-CP đã bổ sung những nội dung này, qua đó tạo ra cơ chế quản lý chặt chẽ hơn đối với các thủ tục thay đổi thông tin doanh nghiệp.

Điểm đáng chú ý nhất là sự chuyển dịch từ việc chỉ kiểm tra hồ sơ đăng ký sang tăng cường xác định và xác thực chủ thể thực sự thực hiện hoặc ủy quyền thực hiện thủ tục.