Giữ giấy tờ gốc của người lao động bị phạt đến 50 triệu

1. Doanh nghiệp có được giữ bản chính giấy tờ của nhân viên?

Pháp luật lao động quy định rõ những hành vi mà người sử dụng lao động không được thực hiện trong quá trình tuyển dụng, ký kết và thực hiện hợp đồng lao động.

Cụ thể, khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 nghiêm cấm người sử dụng lao động:

• Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động;
• Yêu cầu người lao động dùng tiền hoặc tài sản khác để bảo đảm việc thực hiện hợp đồng lao động;
• Buộc người lao động thực hiện hợp đồng lao động nhằm trả nợ cho người sử dụng lao động.

Như vậy, doanh nghiệp không được giữ bản gốc giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của nhân viên trong quá trình giao kết hay thực hiện hợp đồng lao động.

Việc giữ giấy tờ cũng không trở thành hợp pháp chỉ vì người sử dụng lao động đưa ra lý do quản lý hồ sơ, bảo đảm nhân viên thực hiện cam kết hoặc ngăn ngừa việc tự ý nghỉ việc.

Người sử dụng lao động có thể yêu cầu người lao động cung cấp thông tin, tài liệu cần thiết để phục vụ việc tuyển dụng và ký hợp đồng. Tuy nhiên, việc tiếp nhận hồ sơ không đồng nghĩa với quyền giữ bản chính các loại giấy tờ thuộc về người lao động.

2. Từ 10/9/2026, giữ giấy tờ gốc của nhân viên bị phạt bao nhiêu?

Theo điểm a khoản 2 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động trong quá trình giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động sẽ bị phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 25 triệu đồng.

Tuy nhiên, cần xác định chủ thể vi phạm là cá nhân hay tổ chức để áp dụng mức phạt tương ứng.

Khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định mức phạt tại Điều 15 là mức áp dụng đối với cá nhân. Đối với tổ chức, mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.

Theo đó:

Ngoài tiền phạt, người sử dụng lao động còn phải khắc phục hậu quả của hành vi vi phạm.

Cụ thể, theo điểm d khoản 3 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, người vi phạm bị buộc trả lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ đã giữ của người lao động.

Như vậy, từ ngày 10/9/2026, việc giữ giấy tờ gốc của nhân viên có thể khiến người sử dụng lao động phải chịu đồng thời các hậu quả sau:

• Cá nhân sử dụng lao động bị phạt từ 20 - 25 triệu đồng;
• Tổ chức, doanh nghiệp vi phạm bị phạt từ 40 - 50 triệu đồng;
• Phải trả lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ cho người lao động.

3. Ai có quyền ký hợp đồng lao động?

Bên cạnh quy định về việc không được giữ giấy tờ gốc, pháp luật cũng xác định cụ thể những người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động.

Theo Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, thẩm quyền ký hợp đồng được quy định đối với cả người lao động và người sử dụng lao động.

Người ký hợp đồng phía người lao động

Về nguyên tắc, người lao động trực tiếp giao kết hợp đồng. Tùy vào độ tuổi và trường hợp cụ thể, người ký có thể là:

• Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên;
• Người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi nếu có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật;
• Người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó;
• Người được các thành viên trong nhóm người lao động ủy quyền hợp pháp để giao kết hợp đồng.

Đối với công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi có thể ủy quyền cho một thành viên trong nhóm ký hợp đồng.

Khi đó, hợp đồng phải được lập bằng văn bản và có giá trị đối với từng người trong nhóm. Danh sách kèm theo phải thể hiện các thông tin gồm họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động.

Người ký hợp đồng phía người sử dụng lao động

Ở phía người sử dụng lao động, người có thẩm quyền giao kết hợp đồng có thể là:

• Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền;
• Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền;
• Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác hoặc tổ chức không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền;
• Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.

Một điểm cần lưu ý là người được ủy quyền ký hợp đồng lao động không được tiếp tục ủy quyền cho người khác theo khoản 5 Điều 18 Bộ luật Lao động 2019.

Do đó, trong trường hợp hợp đồng được giao kết thông qua ủy quyền, người được ủy quyền phải trực tiếp thực hiện việc ký kết trong phạm vi được giao và không thể chuyển tiếp quyền này cho một chủ thể khác.