Thuê tài sản của cá nhân: Có cần hóa đơn để hạch toán?

Không phải cứ thuê tài sản của cá nhân là phải có hóa đơn

Một điểm đáng chú ý từ Công văn 4782/CT-CS là doanh nghiệp không nên mặc định rằng mọi khoản tiền thuê tài sản của cá nhân đều phải kèm hóa đơn điện tử mới đủ điều kiện hạch toán.

Cục Thuế căn cứ quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP, Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC để hướng dẫn trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân. Theo đó, hồ sơ làm căn cứ xác định khoản chi được trừ về cơ bản là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.

Đáng chú ý, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định một số trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử, trong đó có hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản. Vì vậy, đối với trường hợp thuộc diện này, việc không có hóa đơn điện tử không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đương nhiên bị loại khoản chi thuê tài sản.

Bộ hồ sơ doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý

Điểm quan trọng nhất khi hạch toán tiền thuê tài sản của cá nhân nằm ở tính đầy đủ và thống nhất của hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế.

Theo hướng dẫn được Cục Thuế nêu tại Công văn 4782/CT-CS, doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân cần lưu giữ:

• Hợp đồng thuê tài sản;
• Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản.

Điều này cho thấy hóa đơn không phải là chứng từ duy nhất quyết định việc một khoản tiền thuê có được tính vào chi phí được trừ hay không. Doanh nghiệp cần chứng minh được giao dịch thuê tài sản thực tế, khoản tiền đã phát sinh và việc thanh toán được thực hiện phù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng.

Do đó, khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên ghi nhận rõ tài sản thuê, thời hạn thuê, mức giá, phương thức và thời điểm thanh toán, trách nhiệm thuế của mỗi bên cũng như các nội dung liên quan khác. Đây sẽ là cơ sở quan trọng để đối chiếu khi hạch toán và giải trình với cơ quan thuế.

Khi nào doanh nghiệp phải khai và nộp thuế thay cá nhân?

Một vấn đề khác được Công văn 4782/CT-CS nhấn mạnh là thỏa thuận về nghĩa vụ thuế trong hợp đồng thuê bất động sản.

Trường hợp tổ chức thuê bất động sản của cá nhân và trong hợp đồng có thỏa thuận bên thuê là người thực hiện khai thuế thay, nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ này theo quy định.

Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được xác định theo kỳ thanh toán tiền thuê bất động sản.

Như vậy, doanh nghiệp không chỉ cần quan tâm đến việc thanh toán tiền thuê mà còn phải kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng. Nếu hợp đồng đã xác định doanh nghiệp có trách nhiệm khai và nộp thuế thay thì cần thực hiện đúng nghĩa vụ, tránh tình trạng khoản chi đã ghi nhận trên sổ sách nhưng nghĩa vụ thuế liên quan lại chưa được xử lý.

Tiền thuế nộp thay có được đưa vào chi phí?

Đây cũng là nội dung doanh nghiệp cần phân biệt rõ khi xác định giá trị chi phí thuê tài sản.

Theo hướng dẫn tại Thông tư 20/2026/TT-BTC, nếu hợp đồng quy định tiền thuê chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân, đồng thời doanh nghiệp có nghĩa vụ nộp thuế thay cho cá nhân, thì phần thuế doanh nghiệp nộp thay có thể được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ chứng từ nộp thuế theo quy định.

Điểm này đặc biệt quan trọng trong thực tế vì giá thuê ghi trên hợp đồng và tổng chi phí doanh nghiệp thực tế phải bỏ ra có thể không giống nhau. Bộ phận kế toán cần xác định rõ giá thuê đã bao gồm thuế hay chưa để hạch toán đúng bản chất giao dịch.

Doanh nghiệp cần tránh hiểu sai quy định về hóa đơn

Công văn 4782/CT-CS không có nghĩa là doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân được bỏ qua toàn bộ yêu cầu về chứng từ. Ngược lại, việc không bắt buộc phải có hóa đơn trong trường hợp thuộc diện không sử dụng hóa đơn điện tử càng khiến doanh nghiệp phải chú trọng đến các chứng từ thay thế và hồ sơ giao dịch.

Một khoản tiền thuê muốn được đưa vào chi phí được trừ không nên chỉ dựa trên một phiếu chi hoặc chứng từ chuyển tiền đơn lẻ. Hồ sơ cần thể hiện được mối liên hệ giữa hợp đồng thuê – tài sản thuê – số tiền phải trả – chứng từ thanh toán – nghĩa vụ thuế, nếu doanh nghiệp thuộc trường hợp phải khai và nộp thay.

Đặc biệt, doanh nghiệp nên tránh tình trạng hợp đồng quy định một mức giá nhưng chứng từ thanh toán thể hiện mức khác, hoặc nội dung thỏa thuận về thuế không thống nhất với cách doanh nghiệp thực tế kê khai. Những điểm không đồng nhất này có thể gây khó khăn khi giải trình chi phí.

Chủ động chuẩn hóa hồ sơ ngay từ khi ký hợp đồng

Từ hướng dẫn mới, có thể thấy trọng tâm không nằm ở việc “có hóa đơn hay không” mà nằm ở việc doanh nghiệp có đủ căn cứ chứng minh khoản chi hợp pháp và phục vụ hoạt động kinh doanh hay không.

Vì vậy, ngay khi phát sinh giao dịch thuê tài sản của cá nhân, doanh nghiệp nên xác định trước ba vấn đề: tài sản thuê là gì, nghĩa vụ thuế thuộc về bên nào và bộ chứng từ nào phải được lưu giữ. Nếu doanh nghiệp nhận trách nhiệm khai, nộp thuế thay thì cần thực hiện đúng thời hạn theo kỳ thanh toán và lưu chứng từ nộp thuế.

Có thể nói, Công văn 4782/CT-CS là một hướng dẫn đáng chú ý đối với kế toán và doanh nghiệp đang thuê tài sản của cá nhân. Việc không phải lúc nào cũng cần hóa đơn điện tử giúp đơn giản hóa hồ sơ, nhưng không đồng nghĩa với việc được xem nhẹ hợp đồng, chứng từ thanh toán và nghĩa vụ thuế. Doanh nghiệp càng chuẩn hóa hồ sơ ngay từ đầu thì càng hạn chế nguy cơ khoản chi thuê tài sản bị loại khi xác định chi phí được trừ.