Bước đầu tiên: Xác định đúng doanh thu cho thuê

Khi tính thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản, số tiền thực tế thu được chưa phải lúc nào cũng được xác định theo cùng một cách. Thời điểm và phương thức thanh toán được ghi nhận trong hợp đồng có thể ảnh hưởng đến doanh thu tính thuế.

Theo điểm đ khoản 2 Điều 5 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, nếu tiền thuê được thanh toán theo từng kỳ, doanh thu được xác định căn cứ vào số tiền bên thuê phải trả trong từng kỳ theo hợp đồng.

Trường hợp người thuê thanh toán trước tiền thuê cho nhiều năm, doanh thu có thể được xác định theo hai hướng:

• Phân bổ khoản tiền đã trả trước tương ứng với số năm thuê;
• Hoặc xác định theo toàn bộ số tiền được thanh toán một lần.

Như vậy, trước khi tính thuế, cá nhân cần kiểm tra kỹ điều khoản thanh toán trong hợp đồng. Đây là cơ sở quan trọng để xác định đúng doanh thu thuộc kỳ tính thuế.

Có doanh thu chưa đồng nghĩa với tính thuế trên toàn bộ số tiền

Một vấn đề cần phân biệt là doanh thu phát sinh và doanh thu làm căn cứ tính thuế.

Theo điểm c khoản 3 Điều 7 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, số 109/2025/QH15, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng đến 3 tỷ đồng có thể lựa chọn phương pháp nộp thuế theo quy định.

Nếu lựa chọn cách tính theo tỷ lệ phần trăm trên doanh thu, thuế TNCN đối với hoạt động cho thuê tài sản được xác định với thuế suất 5% trên phần doanh thu thuộc diện tính thuế theo quy định. Có thể hình dung công thức như sau:

Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế × 5%

Ví dụ, phần doanh thu được xác định là doanh thu tính thuế đạt 200 triệu đồng thì:

200 triệu đồng × 5% = 10 triệu đồng.

Điểm quan trọng ở đây là cá nhân không nên chỉ lấy tổng số tiền nhận được rồi nhân ngay với 5%. Trước tiên phải xác định khoản doanh thu nào thuộc phạm vi tính thuế theo quy định của pháp luật.

Khi nào chi phí được chấp nhận?

Đối với trường hợp phải xác định thu nhập chịu thuế trên cơ sở doanh thu và chi phí, việc chứng minh chi phí hợp lệ là vấn đề đặc biệt quan trọng.

Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP đặt ra các điều kiện để một khoản chi được tính vào chi phí. Về nguyên tắc, khoản tiền đó phải:

Thứ nhất, thực sự phát sinh trong quá trình kinh doanh và có mối liên hệ với hoạt động tạo ra doanh thu.

Thứ hai, có hóa đơn, chứng từ hợp pháp để chứng minh.

Thứ ba, nếu thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

Điều này có nghĩa là việc một khoản tiền “đã chi thực tế” chưa đủ để mặc nhiên được tính vào chi phí. Cá nhân còn phải chứng minh khoản chi đó hợp pháp và phục vụ hoạt động kinh doanh.

Những nhóm chi phí có thể được tính

Theo quy định được nêu tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP, các khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh có thể bao gồm:

• Nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng và hàng hóa sử dụng cho hoạt động kinh doanh;
• Tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp và các khoản bảo hiểm bắt buộc cho người lao động theo quy định;
• Chi phí khấu hao tài sản cố định được sử dụng phục vụ kinh doanh;
• Tiền điện, nước, điện thoại, internet và vận chuyển;
• Chi phí thuê, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản;
• Lãi tiền vay phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh trong phạm vi pháp luật cho phép;
• Các khoản chi khác có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh.

Riêng tài sản cố định, chi phí khấu hao chỉ được chấp nhận trong phạm vi và điều kiện pháp luật quy định. Tài sản đã khấu hao hết giá trị nhưng vẫn tiếp tục sử dụng thì không tiếp tục được trích khấu hao vào chi phí.

Những khoản tiền dễ bị loại khỏi chi phí

Không phải khoản chi nào phát sinh trong quá trình hoạt động cũng có thể sử dụng để giảm thu nhập tính thuế.

Các khoản không đáp ứng điều kiện về mối liên hệ với hoạt động kinh doanh hoặc không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ sẽ không được chấp nhận.

Ngoài ra, pháp luật còn loại trừ một số khoản cụ thể như:

• Tiền phạt vi phạm hành chính;
• Tiền phạt do vi phạm hợp đồng;
• Tiền bồi thường phát sinh do lỗi của cá nhân kinh doanh;
• Phần khấu hao tài sản cố định vượt mức quy định;
• Khấu hao tài sản không phục vụ hoạt động kinh doanh;
• Chi phí phục vụ nhu cầu riêng của cá nhân hoặc gia đình.

Đặc biệt, tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương của chính cá nhân kinh doanh, nhóm cá nhân kinh doanh hoặc thành viên hộ kinh doanh về nguyên tắc không được tính vào chi phí, ngoại trừ các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc theo quy định.

Nhà ở, ô tô và tài sản cá nhân có được tính vào chi phí?

Đây là vấn đề cần được xem xét thận trọng khi xác định chi phí.

Các khoản liên quan đến đất ở, công trình phục vụ sinh hoạt trên đất, ô tô và tài sản đăng ký sở hữu hoặc sử dụng dưới tên cá nhân không mặc nhiên được đưa vào chi phí kinh doanh.

Ngoại lệ được đặt ra đối với ô tô và một số tài sản thực sự được sử dụng cho mục đích kinh doanh vận tải, du lịch theo quy định.

Do đó, cá nhân cần phân định rõ tài sản phục vụ kinh doanh và tài sản phục vụ đời sống cá nhân. Việc sử dụng chung một tài sản cho cả hai mục đích cũng đòi hỏi phải theo dõi, chứng minh phần chi phí liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Một số lưu ý để tránh sai khi kê khai thuế

Để xác định nghĩa vụ thuế chính xác, cá nhân cho thuê tài sản nên thực hiện theo trình tự thay vì chỉ tính thuế dựa trên số tiền nhận được.

Trước hết, cần kiểm tra hợp đồng để xác định phương thức và thời điểm thanh toán tiền thuê. Tiếp đó, xác định doanh thu thuộc diện tính thuế và phương pháp tính thuế phù hợp.

Nếu phát sinh chi phí, cần kiểm tra từng khoản theo ba tiêu chí: có phục vụ kinh doanh hay không, có chứng từ hợp lệ hay không và phương thức thanh toán có đáp ứng yêu cầu hay không.

Đồng thời, nên tách riêng các khoản chi phục vụ hoạt động kinh doanh với chi tiêu cá nhân, gia đình. Việc lưu trữ hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán và hồ sơ tài sản ngay từ đầu sẽ giúp việc kê khai và giải trình khi cần thiết thuận lợi hơn.

Đối với hoạt động cho thuê tài sản, việc tính thuế TNCN cần được thực hiện từ khâu xác định doanh thu, sau đó mới xác định phương pháp tính và các khoản chi phí đáp ứng điều kiện. Trong trường hợp áp dụng phương pháp tính theo tỷ lệ trên doanh thu, thuế TNCN đối với hoạt động cho thuê tài sản được xác định theo mức 5% trên phần doanh thu thuộc diện tính thuế. Bên cạnh đó, Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định cụ thể về những khoản chi được và không được đưa vào chi phí. Vì vậy, việc lưu giữ chứng từ, phân biệt chi phí kinh doanh với chi phí cá nhân và kiểm tra phương thức thanh toán là những yếu tố quan trọng để cá nhân hạn chế sai sót khi thực hiện nghĩa vụ thuế.