Quy trình xử lý thủ tục hành chính trực tuyến theo quy định mới

Việc đẩy mạnh giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường số đang trở thành một trong những nhiệm vụ trọng tâm của quá trình cải cách hành chính và phát triển Chính phủ số tại Việt Nam. Trong bối cảnh nhu cầu giao dịch trực tuyến ngày càng gia tăng, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 310/2026/NĐ-CP nhằm hoàn thiện cơ sở pháp lý cho hoạt động tiếp nhận, xử lý và giải quyết hồ sơ điện tử.

Những quy định mới không chỉ tạo sự thống nhất trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính giữa các cơ quan nhà nước mà còn nâng cao tính minh bạch, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ, giảm chi phí xã hội và hạn chế tối đa việc người dân, doanh nghiệp phải cung cấp lại những thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu quốc gia.

Mở rộng phạm vi cơ quan có thẩm quyền giải quyết thủ tục hành chính

Một trong những điểm mới đáng chú ý của Nghị định số 310/2026/NĐ-CP là việc xác định đầy đủ hơn các cơ quan được giao trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Ngoài các bộ và cơ quan ngang bộ, quy định mới còn bao gồm các đơn vị trực thuộc, các cơ quan đại diện ngoại giao và lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài khi được giao thực hiện thủ tục hành chính. Ở địa phương, UBND các cấp, cơ quan chuyên môn thuộc UBND, cùng các ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế và khu công nghệ cao đều thuộc phạm vi áp dụng nếu được pháp luật giao thẩm quyền.

Việc mở rộng phạm vi này góp phần xây dựng hệ thống giải quyết thủ tục hành chính thống nhất trên phạm vi cả nước, tạo điều kiện để người dân và doanh nghiệp tiếp cận dịch vụ công trực tuyến thuận lợi hơn, bất kể nơi thực hiện thủ tục.

Tài khoản giao dịch điện tử trở thành nền tảng của dịch vụ công số

Nghị định cũng quy định rõ hơn về tài khoản giao dịch điện tử - yếu tố đóng vai trò trung tâm trong quá trình thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến.

Theo quy định mới, tài khoản giao dịch điện tử được xây dựng trên cơ sở hệ thống định danh và xác thực điện tử, áp dụng đối với cả cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức, viên chức cũng như tổ chức, cá nhân thực hiện giao dịch với cơ quan hành chính.

Thông qua tài khoản này, các chủ thể có thể đăng nhập vào Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính để nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ xử lý, nhận kết quả và thực hiện nhiều giao dịch điện tử khác theo quy định pháp luật.

Việc sử dụng một tài khoản thống nhất giúp nâng cao mức độ bảo mật, xác thực danh tính chính xác hơn và hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình xử lý hồ sơ trực tuyến.

Quy trình tiếp nhận hồ sơ điện tử được tự động hóa nhiều bước

Một thay đổi quan trọng khác là quy trình tiếp nhận hồ sơ trực tuyến được thiết kế theo hướng tự động hóa ngay từ giai đoạn đầu.

Khi người dân hoặc doanh nghiệp gửi hồ sơ qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, hệ thống sẽ tự động kiểm tra các yêu cầu về thành phần hồ sơ và điều kiện kỹ thuật. Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ tiêu chí theo quy định, hệ thống sẽ xác nhận việc tiếp nhận thành công và ghi nhận thời điểm nộp hồ sơ mà không cần thực hiện các bước xác nhận thủ công như trước.

Cơ chế này giúp giảm đáng kể thời gian chờ đợi, đồng thời hạn chế các sai sót phát sinh trong quá trình tiếp nhận hồ sơ.

Tăng cường kiểm tra, đối chiếu dữ liệu để bảo đảm tính hợp lệ

Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, cán bộ xử lý sẽ thực hiện việc kiểm tra nội dung trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

Quá trình này không chỉ xem xét các thông tin do người dân kê khai mà còn đối chiếu với dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và các hệ thống thông tin đã được kết nối, chia sẻ.

Bên cạnh đó, chữ ký số hoặc chữ ký điện tử của hồ sơ cũng được xác minh nhằm bảo đảm hồ sơ đáp ứng các yêu cầu về tính xác thực, tính toàn vẹn và giá trị pháp lý theo quy định hiện hành.

Việc kết hợp giữa kiểm tra tự động và kiểm tra nghiệp vụ giúp nâng cao chất lượng xử lý hồ sơ, đồng thời hạn chế tình trạng giả mạo giấy tờ hoặc khai báo thông tin không chính xác.

Không yêu cầu nộp lại thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu

Một trong những cải cách được đánh giá có tác động trực tiếp đến người dân và doanh nghiệp là nguyên tắc khai thác dữ liệu dùng chung.

Theo đó, nếu thông tin hoặc giấy tờ đã được lưu trữ trong các cơ sở dữ liệu do cơ quan nhà nước quản lý và đủ điều kiện khai thác, cơ quan giải quyết thủ tục hành chính phải chủ động tra cứu để sử dụng, thay vì yêu cầu người thực hiện thủ tục tiếp tục nộp lại.

Quy định này góp phần giảm đáng kể số lượng giấy tờ phải chuẩn bị, tiết kiệm thời gian, chi phí và tạo điều kiện để quá trình xử lý hồ sơ diễn ra nhanh chóng hơn.

Đây cũng là một trong những nền tảng quan trọng để thực hiện nguyên tắc "một lần khai báo, nhiều lần sử dụng", phù hợp với định hướng xây dựng hệ thống dữ liệu số thống nhất trên phạm vi quốc gia.

Hồ sơ điện tử được lưu trữ tập trung và phục vụ tái sử dụng

Sau khi hồ sơ được cơ quan có thẩm quyền xác nhận hợp lệ, toàn bộ thông tin và thành phần hồ sơ sẽ được lưu trữ trong kho dữ liệu điện tử của tổ chức hoặc cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính.

Việc lưu trữ tập trung không chỉ bảo đảm an toàn dữ liệu mà còn giúp người dân có thể tái sử dụng các giấy tờ điện tử trong những lần thực hiện thủ tục hành chính tiếp theo khi đủ điều kiện pháp lý.

Đối với các dịch vụ công trực tuyến được triển khai theo mô hình chủ động, việc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ sẽ được thực hiện theo các quy định của pháp luật về chuyển đổi số, dữ liệu và các văn bản hướng dẫn có liên quan, tạo nền tảng cho việc cung cấp dịch vụ công thông minh trong tương lai.

Thúc đẩy chuyển đổi số và nâng cao chất lượng phục vụ

Những sửa đổi tại Nghị định số 310/2026/NĐ-CP không chỉ mang ý nghĩa hoàn thiện quy trình nghiệp vụ mà còn thể hiện quyết tâm đẩy nhanh quá trình chuyển đổi số trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước.

Việc ứng dụng định danh điện tử, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống, tự động hóa khâu tiếp nhận hồ sơ và giảm yêu cầu về giấy tờ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý, giảm áp lực cho cơ quan giải quyết thủ tục hành chính và cải thiện trải nghiệm của người dân, doanh nghiệp.

Trong thời gian tới, khi các cơ sở dữ liệu quốc gia tiếp tục được hoàn thiện và kết nối đồng bộ, mô hình giải quyết thủ tục hành chính trực tuyến được kỳ vọng sẽ ngày càng minh bạch, nhanh chóng và thuận tiện hơn, đáp ứng yêu cầu phát triển của nền hành chính hiện đại và kinh tế số.