Không có hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh cần làm gì?

Không có hóa đơn đầu vào có được kinh doanh không?

Hóa đơn đầu vào là chứng từ do bên bán lập khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, dùng để chứng minh nguồn gốc hàng hóa và ghi nhận chi phí phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trên thực tế, nhiều hộ kinh doanh thường nhập hàng từ chợ đầu mối, người dân trực tiếp sản xuất hoặc các cá nhân không kinh doanh nên không có hóa đơn đầu vào.

Vậy không có hóa đơn đầu vào có bị xử phạt hay không?

Câu trả lời là không phải mọi trường hợp đều bị xử phạt. Pháp luật hiện hành vẫn cho phép hộ kinh doanh mua hàng không có hóa đơn trong một số trường hợp nhất định, tuy nhiên phải có đầy đủ chứng từ thay thế để chứng minh nguồn gốc hàng hóa và tính hợp pháp của giao dịch khi cơ quan thuế kiểm tra.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết từng trường hợp và cách xử lý đúng quy định pháp luật.

Căn cứ pháp lý

Một số văn bản pháp luật liên quan gồm:

• Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ;
• Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi Nghị định 123/2020/NĐ-CP;
• Thông tư 78/2014/TT-BTC;
• Thông tư 40/2021/TT-BTC;
• Luật Thuế giá trị gia tăng năm 2024;
• Luật Thuế thu nhập cá nhân (đã được sửa đổi, bổ sung).

Không có hóa đơn đầu vào, hộ kinh doanh cần làm gì?

Tùy từng trường hợp phát sinh, hộ kinh doanh sẽ có cách xử lý khác nhau.

Trường hợp 1: Mua hàng của cá nhân không kinh doanh

Đây là trường hợp khá phổ biến khi hộ kinh doanh mua nông sản, thủy sản, nguyên liệu hoặc hàng hóa từ người dân trực tiếp sản xuất.

Cách xử lý

Hộ kinh doanh cần lập Bảng kê mua hàng không có hóa đơn (theo Mẫu số 01/TNDN ban hành kèm Thông tư 78/2014/TT-BTC), trong đó thể hiện đầy đủ:

• Họ tên người bán;
• Địa chỉ;
• Số CCCD hoặc giấy tờ tùy thân;
• Tên hàng hóa;
• Số lượng;
• Đơn giá;
• Tổng giá trị giao dịch.

Bảng kê cần có chữ ký xác nhận của cả bên mua và bên bán.

Ngoài bảng kê, nên lưu giữ thêm:

• Hợp đồng mua bán (nếu có);
• Biên bản giao nhận hàng hóa;
• Phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán;
• Chứng từ chuyển khoản (nếu thanh toán không dùng tiền mặt).

Các tài liệu này sẽ giúp chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi cơ quan thuế kiểm tra.
 

Trường hợp 2: Mua hàng của hộ kinh doanh khác nhưng không xuất hóa đơn

Theo quy định hiện hành, nhiều hộ kinh doanh thuộc diện bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Cách xử lý

Trong trường hợp này, bên mua nên:

• Yêu cầu bên bán xuất hóa đơn điện tử theo quy định.
• Nếu bên bán chưa đủ điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử thì hai bên nên lập:
  • Hợp đồng mua bán;
  • Phiếu giao hàng;
  • Phiếu thu hoặc giấy biên nhận thanh toán.

Việc lưu giữ đầy đủ chứng từ sẽ giúp chứng minh giao dịch phát sinh thực tế và hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
 

Trường hợp 3: Hộ kinh doanh tự sản xuất hàng hóa

Nếu hộ kinh doanh tự sản xuất hoặc tự chế biến sản phẩm để bán thì sẽ không phát sinh hóa đơn đầu vào đối với thành phẩm.

Cách xử lý

Hộ kinh doanh cần:

• Theo dõi đầy đủ chi phí nguyên vật liệu;
• Ghi nhận chi phí nhân công;
• Lưu chứng từ mua nguyên liệu;
• Theo dõi chi phí sản xuất trong sổ sách.

Khi bán hàng vẫn phải xuất hóa đơn điện tử đầu ra theo đúng quy định.

Trường hợp 4: Nhập hàng từ chợ đầu mối hoặc nơi bán lẻ không có hóa đơn

Đây là tình huống rất nhiều hộ kinh doanh gặp phải.

Cách xử lý

Để chứng minh chi phí hợp lệ, hộ kinh doanh nên chuẩn bị:

• Bảng kê mua hàng không có hóa đơn;
• Phiếu giao nhận hàng;
• Phiếu chi;
• Chứng từ chuyển khoản (nếu có);
• Hợp đồng mua bán (trong trường hợp lập được).

Việc lưu giữ đầy đủ hồ sơ sẽ giúp chứng minh tính hợp pháp của giao dịch.

Những chứng từ có thể thay thế hóa đơn đầu vào

Trong một số trường hợp pháp luật cho phép không có hóa đơn, hộ kinh doanh nên lưu giữ đồng thời nhiều loại chứng từ để tăng tính chứng minh.

Bảng kê mua hàng

Đây là chứng từ quan trọng nhất khi mua hàng từ cá nhân không kinh doanh.

Hợp đồng mua bán

Hợp đồng thể hiện rõ:

• Chủ thể giao dịch;
• Nội dung mua bán;
• Giá trị;
• Quyền và nghĩa vụ của các bên.

Biên bản giao nhận

Biên bản giúp chứng minh hàng hóa đã được giao nhận thực tế.

Chứng từ thanh toán

Có thể bao gồm:

• Phiếu chi;
• Giấy biên nhận tiền;
• Ủy nhiệm chi;
• Sao kê ngân hàng;
• Chứng từ chuyển khoản.

Thanh toán không dùng tiền mặt sẽ giúp tăng tính minh bạch của giao dịch.

Không có hóa đơn đầu vào có được khấu trừ thuế không?

Câu trả lời là không.

Đối với hộ kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai, nếu không có hóa đơn đầu vào hợp lệ thì:

• Không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào;
• Có thể gặp khó khăn khi chứng minh chi phí nếu hồ sơ không đầy đủ.

Do đó, dù pháp luật cho phép một số trường hợp không có hóa đơn, hộ kinh doanh vẫn nên thu thập đầy đủ các chứng từ thay thế.

Mất hóa đơn đầu vào thì xử lý như thế nào?

Đối với hóa đơn giấy, khi bị mất, cháy hoặc hỏng, hộ kinh doanh cần thực hiện đúng trình tự theo Điều 28 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Bước 1. Lập biên bản ghi nhận sự việc

Người mua và người bán cùng lập biên bản, trong đó ghi rõ:

• Thông tin hóa đơn bị mất;
• Nguyên nhân;
• Thời điểm xảy ra;
• Xác nhận của hai bên.

Bước 2. Thông báo cơ quan thuế

Trong thời hạn 05 ngày kể từ ngày phát hiện mất hóa đơn, hộ kinh doanh phải gửi báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn theo Mẫu BC21/HĐG đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Bước 3. Xin bản sao hóa đơn

Người bán sao chụp liên lưu của hóa đơn, ký xác nhận và đóng dấu (nếu có) để giao cho người mua.

Người mua được sử dụng bản sao này kèm biên bản ghi nhận sự việc để phục vụ công tác kế toán và kê khai thuế theo quy định.

Hiện nay, phần lớn hộ kinh doanh đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nên trường hợp mất hóa đơn giấy ngày càng ít xảy ra.
 

Hộ kinh doanh có doanh thu bao nhiêu thì không phải nộp thuế?

Theo quy định mới có hiệu lực từ 01/01/2026, hộ kinh doanh có doanh thu từ 200 triệu đồng/năm trở xuống thuộc đối tượng không phải nộp:

• Thuế giá trị gia tăng (GTGT);
• Thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Đây là điểm thay đổi quan trọng so với quy định trước đây khi ngưỡng miễn thuế chỉ là 100 triệu đồng/năm.

Ngoài ra, từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh cũng không còn áp dụng phương pháp thuế khoán mà sẽ thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Một số lưu ý quan trọng dành cho hộ kinh doanh

• Không có hóa đơn đầu vào không đồng nghĩa với việc vi phạm pháp luật nếu thuộc trường hợp được phép và có đủ chứng từ chứng minh giao dịch.
• Nên ưu tiên giao dịch với nhà cung cấp có khả năng xuất hóa đơn điện tử.
• Lưu giữ đầy đủ bảng kê, hợp đồng, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán để phục vụ việc giải trình khi cần thiết.
• Thanh toán qua ngân hàng sẽ giúp tăng tính minh bạch và giảm rủi ro về thuế.
• Thường xuyên cập nhật các quy định mới về hóa đơn điện tử và quản lý thuế để bảo đảm việc kinh doanh đúng quy định pháp luật.

Việc không có hóa đơn đầu vào không phải lúc nào cũng dẫn đến vi phạm pháp luật. Điều quan trọng là hộ kinh doanh cần xác định đúng trường hợp phát sinh và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ thay thế theo quy định. Bảng kê mua hàng, hợp đồng, biên bản giao nhận và chứng từ thanh toán là những tài liệu có giá trị chứng minh giao dịch, giúp hạn chế rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Trong bối cảnh chính sách thuế và hóa đơn điện tử liên tục được hoàn thiện từ năm 2026, hộ kinh doanh nên chủ động tuân thủ đúng quy định để hoạt động kinh doanh ổn định, minh bạch và tránh các tranh chấp phát sinh về sau.