4 sổ kế toán bắt buộc với hộ kinh doanh trên 500 triệu từ 2026

1. Đối tượng phải áp dụng chế độ sổ kế toán đầy đủ

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thuộc các trường hợp sau phải thực hiện ghi sổ kế toán chi tiết:

• Doanh thu hằng năm trên 500 triệu đồng

• Thực hiện nộp thuế GTGT và thuế TNCN theo phương pháp xác định thu nhập tính thuế (lợi nhuận)

• Có phát sinh chi phí, hàng tồn kho, tiền mặt, tiền gửi liên quan đến hoạt động kinh doanh

Việc ghi sổ không chỉ để phục vụ quản lý nội bộ mà còn là căn cứ trực tiếp để cơ quan thuế xác định nghĩa vụ thuế, đặc biệt trong bối cảnh tăng cường quản lý doanh thu thực tế từ năm 2026.

2. 4 loại sổ kế toán bắt buộc phải nộp

Theo Điều 6 Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh trên 500 triệu đồng áp dụng thuế theo lợi nhuận phải mở và lưu giữ tối thiểu 04 loại sổ kế toán sau:

(1) Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ – Mẫu S2b-HKD
Đây là sổ kế toán nền tảng, phản ánh toàn bộ doanh thu phát sinh từ hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Doanh thu ghi nhận phải phù hợp với hóa đơn, chứng từ và thực tế kinh doanh.

(2) Sổ chi tiết doanh thu, chi phí – Mẫu S2c-HKD
Sổ này dùng để theo dõi chi tiết từng khoản doanh thu và từng khoản chi phí. Đây là cơ sở quan trọng để xác định lợi nhuận chịu thuế, vì chỉ các khoản chi hợp lý, hợp lệ mới được trừ khi tính thuế.

(3) Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa – Mẫu S2d-HKD
Áp dụng cho hộ kinh doanh có tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu hoặc sản phẩm. Sổ giúp kiểm soát số lượng nhập – xuất – tồn, hạn chế rủi ro bị ấn định doanh thu hoặc chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.

(4) Sổ chi tiết tiền – Mẫu S2e-HKD
Dùng để theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng liên quan đến hoạt động kinh doanh. Sổ này giúp đối chiếu dòng tiền với doanh thu, chi phí đã kê khai, tránh chênh lệch bất thường.

3. Ý nghĩa thực tế của việc ghi đủ 4 loại sổ

Việc bắt buộc mở 4 sổ kế toán không chỉ mang tính hình thức. Trên thực tế:

• Là căn cứ pháp lý khi quyết toán thuế, thanh tra, kiểm tra

• Giúp hộ kinh doanh chủ động chứng minh chi phí hợp lệ, tránh bị ấn định thuế

• Hạn chế rủi ro xử phạt do thiếu sổ sách, ghi chép không đầy đủ

• Phù hợp với xu hướng quản lý thuế dựa trên doanh thu – chi phí – dòng tiền thực

4. Lưu ý quan trọng cho hộ kinh doanh

• Sổ kế toán có thể lập bằng bản giấy hoặc điện tử, nhưng phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo mẫu

• Ghi chép phải kịp thời, liên tục, phản ánh đúng bản chất giao dịch

• Trường hợp không mở hoặc mở không đầy đủ sổ kế toán, cơ quan thuế có quyền ấn định thuế theo quy định pháp luật

5. Kết luận

Từ năm 2026, hộ kinh doanh trên 500 triệu đồng không còn là mô hình kinh doanh “đơn giản về kế toán”. Việc tuân thủ đầy đủ 4 loại sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC là yêu cầu bắt buộc nếu áp dụng thuế theo lợi nhuận. Chủ hộ kinh doanh cần chuẩn bị sớm về nhân sự kế toán, phần mềm hoặc dịch vụ hỗ trợ, tránh rủi ro pháp lý và chi phí thuế phát sinh không đáng có.