Đăng ký thuế cho người phụ thuộc: Quy định mới 2026

Hai cách đăng ký người phụ thuộc

Theo quy định mới, người nộp thuế có thể lựa chọn một trong hai phương thức:

Ủy quyền cho cơ quan chi trả thu nhập: Người lao động gửi hồ sơ cho doanh nghiệp nơi đang nhận thu nhập. Doanh nghiệp tổng hợp thông tin và thực hiện đăng ký với cơ quan thuế. Mẫu tổng hợp hiện hành là Mẫu 20-ĐKT-TH theo Thông tư 90/2026/TT-BTC.

Nếu làm việc tại nhiều nơi, cá nhân chỉ ủy quyền đăng ký người phụ thuộc tại một cơ quan chi trả thu nhập và cần cung cấp thông tin định danh hoặc mã số thuế của người phụ thuộc cho các đơn vị còn lại.

Tự đăng ký với cơ quan thuế: Phương thức này áp dụng đối với những trường hợp thuộc diện phải đăng ký trực tiếp. Hồ sơ sử dụng Mẫu 20-ĐKT cùng các giấy tờ chứng minh quan hệ và thông tin của người phụ thuộc theo quy định.

Hồ sơ cần chuẩn bị

Tùy từng trường hợp, hồ sơ có thể gồm:

• Văn bản ủy quyền nếu đăng ký thông qua cơ quan chi trả thu nhập;
• Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu hiện hành nếu cá nhân đăng ký trực tiếp;
• Giấy tờ chứng minh người phụ thuộc;
• Giấy tờ nhận diện đối với người phụ thuộc là người nước ngoài hoặc người Việt Nam ở nước ngoài;
• Bảng kê người phải trực tiếp nuôi dưỡng nếu thuộc trường hợp pháp luật yêu cầu.

Khi nộp hồ sơ điện tử, các giấy tờ bản sao có thể được sử dụng dưới dạng bản sao điện tử theo quy định về thủ tục đăng ký thuế.

Thời hạn và thời gian giải quyết

Một điểm người nộp thuế cần lưu ý là thời điểm đăng ký có thể ảnh hưởng đến việc thực hiện giảm trừ gia cảnh.

Đối với trường hợp cá nhân trực tiếp đăng ký, thủ tục được thực hiện theo thời hạn quy định trong hồ sơ đăng ký thuế. Cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, xử lý hồ sơ theo thời hạn được công bố.

Đối với trường hợp ủy quyền qua doanh nghiệp, cơ quan chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp và gửi thông tin đăng ký đến cơ quan thuế trong thời hạn quy định.

Người phụ thuộc Việt Nam và người nước ngoài có gì khác?

Với người phụ thuộc là công dân Việt Nam, thông tin định danh cần được kê khai chính xác và thống nhất với dữ liệu dân cư.

Trong khi đó, trường hợp người phụ thuộc là người nước ngoài hoặc người Việt Nam sinh sống ở nước ngoài chưa có số định danh cá nhân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, hồ sơ cần bổ sung giấy tờ nhận diện theo quy định và có thể được cấp thông báo mã số thuế.

Đây là điểm cần đặc biệt kiểm tra trước khi nộp hồ sơ để hạn chế tình trạng thông tin không khớp hoặc phải bổ sung hồ sơ.

Đăng ký ở đâu và bằng cách nào?

Tùy trường hợp, thủ tục có thể được thực hiện bằng phương thức điện tử hoặc trực tiếp theo quy định về đăng ký thuế.

Với hồ sơ điện tử, hệ thống tiếp nhận và cơ quan thuế sẽ phản hồi tình trạng hồ sơ theo quy trình. Người nộp thuế cần kiểm tra thông tin cá nhân, số định danh và giấy tờ chứng minh trước khi gửi hồ sơ để tránh phải sửa đổi, bổ sung.

Doanh nghiệp và người lao động cần lưu ý gì?

Đối với doanh nghiệp, bộ phận nhân sự hoặc kế toán nên thống nhất quy trình tiếp nhận hồ sơ người phụ thuộc, kiểm tra thông tin định danh và lưu trữ chứng từ trước khi lập hồ sơ tổng hợp gửi cơ quan thuế.

Đối với người lao động, cần chủ động cung cấp đầy đủ thông tin và giấy tờ chứng minh người phụ thuộc, đặc biệt khi đăng ký lần đầu hoặc có thay đổi về thông tin.

Tóm lại, từ khi Thông tư 90/2026/TT-BTC có hiệu lực, người nộp thuế cần sử dụng đúng biểu mẫu mới và lựa chọn phương thức đăng ký phù hợp. Việc kê khai chính xác thông tin người phụ thuộc là bước quan trọng để bảo đảm quyền giảm trừ gia cảnh và hạn chế phát sinh vướng mắc khi quyết toán thuế.