Bảo lưu thời gian đóng BHXH trong Công an nhân dân: Hồ sơ, quy trình

Những trường hợp nào được bảo lưu thời gian tham gia BHXH?

Theo Thông tư 03/2026/TT-BCA, việc bảo lưu thời gian tham gia BHXH được đặt ra đối với các cán bộ, chiến sĩ thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc trong Công an nhân dân nhưng không còn tiếp tục tham gia do thay đổi tình trạng công tác, trong khi chưa đáp ứng điều kiện để hưởng lương hưu.

Nhóm đối tượng này bao gồm:

• Sĩ quan, hạ sĩ quan nghiệp vụ;
• Sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên môn kỹ thuật;
• Hạ sĩ quan, chiến sĩ nghĩa vụ;
• Học viên các trường trong hoặc ngoài Công an nhân dân được hưởng sinh hoạt phí;
• Các trường hợp đang học tập, thực tập, công tác, nghiên cứu hoặc điều dưỡng ở nước ngoài nhưng vẫn hưởng lương, sinh hoạt phí tại Việt Nam và tiếp tục đóng BHXH theo quy định.

Ngoài ra, một số trường hợp không tiếp tục làm việc trong Công an nhân dân cũng được xem xét bảo lưu, chẳng hạn công dân tạm tuyển hết thời gian tạm tuyển nhưng không được tuyển dụng chính thức, người chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc, bị buộc thôi việc hoặc buộc thôi học mà chưa đủ điều kiện hưởng lương hưu.

Bảo lưu BHXH có ý nghĩa gì?

Bảo lưu không đồng nghĩa với việc người lao động được nhận ngay chế độ BHXH. Về bản chất, thời gian đã tham gia BHXH được ghi nhận và giữ lại để làm căn cứ thực hiện các chế độ BHXH sau này khi người đó tiếp tục tham gia hoặc đáp ứng điều kiện hưởng chế độ theo quy định.

Do đó, đối với cán bộ, chiến sĩ rời khỏi lực lượng Công an nhân dân nhưng vẫn có quá trình tham gia BHXH, việc hoàn tất thủ tục bảo lưu có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm quá trình đóng BHXH không bị bỏ trống hoặc thất lạc dữ liệu.

Hồ sơ bảo lưu BHXH gồm những giấy tờ nào?

Hồ sơ được lập trên cơ sở tình trạng công tác của cán bộ, chiến sĩ và quyết định làm phát sinh việc bảo lưu.

Theo quy định, hồ sơ gồm các tài liệu chủ yếu:

1. Công văn đề nghị bảo lưu thời gian tham gia BHXH.

2. Danh sách cán bộ, chiến sĩ tham gia BHXH.

3. Quyết định hoặc văn bản xác nhận việc chấm dứt quá trình công tác, tùy từng trường hợp, như:

• Quyết định xuất ngũ;
• Quyết định chuyển ngành;
• Quyết định thôi việc;
• Quyết định tước danh hiệu Công an nhân dân;
• Quyết định buộc thôi việc;
• Quyết định buộc thôi học;
• Quyết định không tuyển dụng;
• Văn bản chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc.

4. Các tài liệu khác có liên quan đến quá trình tham gia và giải quyết bảo lưu BHXH.

Như vậy, hồ sơ không chỉ tập trung vào giấy tờ đề nghị bảo lưu mà còn phải có tài liệu chứng minh lý do chấm dứt quá trình tham gia BHXH trong Công an nhân dân.

Quy trình bảo lưu BHXH được thực hiện qua 4 bước

Thủ tục được triển khai chủ yếu giữa đơn vị quản lý cán bộ, chiến sĩ và Bảo hiểm xã hội Công an nhân dân.

Bước 1: Cán bộ, chiến sĩ báo cáo đơn vị quản lý

Sau khi có quyết định hoặc văn bản liên quan đến việc xuất ngũ, chuyển ngành, thôi việc, chấm dứt hợp đồng... cán bộ, chiến sĩ báo cáo với đơn vị trực tiếp quản lý để tiến hành thủ tục bảo lưu thời gian tham gia BHXH.

Đây là bước khởi đầu nhằm xác định người lao động thuộc trường hợp phải thực hiện bảo lưu và hoàn thiện hồ sơ cần thiết.

Bước 2: Đơn vị quản lý lập và chuyển hồ sơ

Đơn vị trực tiếp quản lý tiếp nhận hồ sơ, sau đó lập yêu cầu báo giảm cùng các tài liệu liên quan và tờ rời sổ BHXH để thực hiện thủ tục.

Hồ sơ được báo cáo thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương hoặc được thực hiện theo cơ chế ký số trên hệ thống theo thẩm quyền.

Trường hợp không thể lập và chuyển hồ sơ trên hệ thống, hồ sơ sẽ được số hóa, kèm tờ rời đã ký số và dữ liệu được trích xuất từ phần mềm để gửi đến BHXH Công an nhân dân.

Bước 3: BHXH Công an nhân dân thẩm định và xử lý

Sau khi nhận hồ sơ, BHXH Công an nhân dân có trách nhiệm kiểm tra và giải quyết.

Các công việc chính gồm:

• Tiếp nhận, thẩm định hồ sơ;
• Xác nhận tờ rời trên hệ thống;
• In tờ rời để chuyển lại Công an đơn vị, địa phương;
• Dừng tích hợp sổ BHXH điện tử trên VNeID;
• Chuyển dữ liệu để BHXH Việt Nam tiếp tục quản lý theo quy định;
• Thông báo kết quả cho đơn vị liên quan.

Nếu hồ sơ không đủ điều kiện để thực hiện bảo lưu, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Đồng thời, thông tin kết quả cũng được thông báo đến cán bộ, chiến sĩ thông qua hệ thống tin nhắn tự động hoặc VNeID theo quy định.

Bước 4: Nhận lại sổ BHXH bản giấy

Sau khi hoàn tất quá trình xử lý, Công an đơn vị, địa phương tiếp nhận sổ BHXH bản giấy và thực hiện bàn giao cho cán bộ, chiến sĩ.

Điều này giúp người đã rời khỏi lực lượng Công an nhân dân có cơ sở lưu giữ và sử dụng thông tin về quá trình tham gia BHXH của mình khi thực hiện các thủ tục BHXH về sau.

Thời hạn giải quyết bảo lưu BHXH là bao lâu?

Thông tư 03/2026/TT-BCA quy định thời hạn xử lý theo từng giai đoạn, thay vì chỉ xác định một khoảng thời gian chung cho toàn bộ thủ tục.

Đơn vị quản lý: tối đa 05 ngày làm việc

Trong vòng 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được giấy đề nghị bảo lưu, Công an đơn vị, địa phương phải lập và chuyển hồ sơ đến BHXH Công an nhân dân.

BHXH Công an nhân dân: tối đa 05 ngày làm việc

Sau khi nhận đủ hồ sơ, BHXH Công an nhân dân có thời hạn 05 ngày làm việc để thực hiện việc bảo lưu thời gian tham gia BHXH.

Như vậy, theo quy định về từng khâu, thời gian xử lý được chia thành hai giai đoạn tương ứng với trách nhiệm của đơn vị quản lý và cơ quan BHXH Công an nhân dân.

Những điểm cán bộ, chiến sĩ cần lưu ý

Việc bảo lưu thời gian tham gia BHXH cần được thực hiện ngay khi phát sinh sự kiện làm chấm dứt quá trình tham gia BHXH trong Công an nhân dân. Người có liên quan nên kiểm tra kỹ các quyết định về xuất ngũ, chuyển ngành, thôi việc hoặc chấm dứt hợp đồng để bảo đảm hồ sơ có căn cứ đầy đủ.

Đặc biệt, bảo lưu thời gian tham gia BHXH không phải là thủ tục hưởng BHXH một lần hay hưởng lương hưu. Đây là bước nhằm ghi nhận và duy trì quá trình tham gia BHXH đã có để phục vụ việc giải quyết chế độ về sau.

Việc chuyển dữ liệu quản lý sang hệ thống BHXH Việt Nam và dừng tích hợp sổ BHXH điện tử trên VNeID cũng cho thấy quy trình đang được tổ chức theo hướng đồng bộ dữ liệu giữa hệ thống BHXH trong Công an nhân dân và hệ thống BHXH Việt Nam.