Mất tem đăng kiểm, chủ xe có cần kiểm định lại?

Không phải cứ mất tem đăng kiểm là phải kiểm định lại

Tem kiểm định là một trong những giấy tờ gắn với quá trình kiểm định phương tiện. Trong thực tế, tem có thể bị bong, rách, hư hỏng, thất lạc hoặc xuất hiện thông tin không chính xác. Ngoài ra, thông tin liên quan đến phương tiện có thể thay đổi trong quá trình sử dụng, chẳng hạn như biển số hoặc hình thức kinh doanh vận tải.

Để xử lý những tình huống này, khoản 1 Điều 15 Thông tư 30/2026/TT-BXD quy định các trường hợp được cấp lại tem kiểm định. Những trường hợp này bao gồm tem hoặc Giấy chứng nhận kiểm định có thông tin sai; tem bị hỏng hoặc bị mất; phương tiện thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe; thay đổi giữa hình thức có kinh doanh vận tải và không kinh doanh vận tải; hoặc xe có thay đổi nhưng không thuộc trường hợp cải tạo.

Điểm đáng chú ý là thủ tục cấp lại tem kiểm định không đồng nghĩa với một lần kiểm định mới. Người đề nghị cấp lại không phải đưa phương tiện đến cơ sở đăng kiểm để kiểm định lại.

Do đó, nếu ô tô bị mất tem nhưng Giấy chứng nhận kiểm định vẫn còn hiệu lực, chủ xe không cần thực hiện lại việc đăng kiểm chỉ vì lý do tem bị mất. Việc cần làm là tiến hành thủ tục xin cấp lại tem kiểm định theo quy định.

Quy định này giúp phân biệt rõ hai vấn đề: một bên là tình trạng kiểm định của phương tiện, bên còn lại là tình trạng của tem kiểm định. Việc tem bị mất hoặc hư hỏng không mặc nhiên làm mất giá trị của kết quả kiểm định đang còn thời hạn.

Cấp lại tem đăng kiểm được thực hiện theo những cách nào?

Khi thuộc trường hợp được cấp lại tem, tổ chức hoặc cá nhân có nhu cầu phải chuẩn bị hồ sơ theo quy định và gửi đến cơ sở đăng kiểm.

Theo Điều 17 Thông tư 30/2026/TT-BXD, hồ sơ đề nghị cấp lại được tiếp nhận theo nhiều phương thức. Người đề nghị có thể lựa chọn hình thức phù hợp thay vì bắt buộc phải trực tiếp đến cơ sở đăng kiểm ngay từ đầu.

Cụ thể, hồ sơ có thể được nộp:

• Trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc ứng dụng đăng kiểm của Cục Đăng kiểm Việt Nam;
• Trực tiếp tại cơ sở đăng kiểm;
• Thông qua hệ thống bưu chính.

Việc quy định nhiều phương thức tiếp nhận tạo điều kiện để chủ phương tiện chủ động lựa chọn cách thức thực hiện phù hợp. Đặc biệt, với trường hợp hồ sơ không đáp ứng yêu cầu, cơ sở đăng kiểm có trách nhiệm thông báo cho người nộp hồ sơ theo hình thức tương ứng, gồm trực tuyến, trực tiếp hoặc qua hệ thống bưu chính.

Như vậy, thủ tục cấp lại tem được thiết kế theo hướng xử lý tình trạng của giấy tờ, tem kiểm định trên cơ sở hồ sơ, thay vì yêu cầu phương tiện phải trải qua một cuộc kiểm định mới trong mọi trường hợp.

Sau khi hồ sơ hợp lệ, tem kiểm định được cấp lại ra sao?

Khi tiếp nhận hồ sơ và xác định hồ sơ đáp ứng yêu cầu, cơ sở đăng kiểm sẽ tiến hành các bước xử lý tiếp theo.

Trước hết, cơ sở đăng kiểm lập Phiếu kiểm soát kiểm định theo mẫu được quy định tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư 30/2026/TT-BXD. Sau đó, tem kiểm định được cấp lại trực tiếp hoặc thông qua hệ thống bưu chính. Đồng thời, Giấy chứng nhận kiểm định được cấp trực tuyến cho người nộp hồ sơ.

Thời gian giải quyết không hoàn toàn giống nhau mà phụ thuộc vào nguyên nhân dẫn đến việc phải cấp lại.

Trường hợp tem hoặc Giấy chứng nhận có thông tin sai

Nếu nguyên nhân cấp lại xuất phát từ việc thông tin trên Giấy chứng nhận kiểm định hoặc tem kiểm định không chính xác, cơ sở đăng kiểm thực hiện cấp lại trong thời hạn 04 giờ làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ.

Trong trường hợp này, giấy tờ và tem có thông tin sai sẽ được thu hồi.

Trường hợp tem bị hỏng nhưng vẫn xác định được thông tin

Đối với Giấy chứng nhận kiểm định hoặc tem kiểm định bị hỏng nhưng vẫn xác định được số sêri hoặc biển số xe, cơ sở đăng kiểm cũng thực hiện cấp lại trong thời hạn 04 giờ làm việc kể từ thời điểm nhận đủ hồ sơ hợp lệ.

Giấy tờ hoặc tem bị hỏng sẽ được thu hồi theo quy định.

Trường hợp Giấy chứng nhận hoặc tem kiểm định bị mất

Đây là trường hợp có quy trình xử lý riêng. Khi Giấy chứng nhận kiểm định bản giấy hoặc tem kiểm định bị mất, cơ sở đăng kiểm sẽ lập Giấy tiếp nhận thông tin báo mất theo Mẫu số 02 tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư 30/2026/TT-BXD.

Thông tin về việc mất Giấy chứng nhận kiểm định hoặc tem kiểm định cũng được đăng tải trên phần mềm quản lý phương tiện vi phạm của Cục Đăng kiểm Việt Nam.

Đáng lưu ý, trường hợp mất không được xử lý theo cách cấp ngay tem mới tại thời điểm nộp hồ sơ. Quy định đặt ra một khoảng thời gian để xác minh việc mất giấy tờ, tem kiểm định.

Cụ thể, sau 15 ngày kể từ ngày thông tin báo mất được đăng tải, nếu Giấy chứng nhận kiểm định hoặc tem kiểm định không được tìm thấy, người nộp hồ sơ mang Giấy tiếp nhận thông tin báo mất cùng Giấy chứng nhận kiểm định hoặc tem kiểm định còn lại, nếu có, đến cơ sở đăng kiểm. Khi đó, việc cấp lại được thực hiện trong ngày làm việc.

Tem đăng kiểm cấp trước ngày 01/7/2026 bị mất thì xử lý thế nào?

Một điểm cần đặc biệt lưu ý là thời điểm tem kiểm định được cấp.

Thông tư 30/2026/TT-BXD có quy định riêng đối với Giấy chứng nhận kiểm định và tem kiểm định được cấp trước ngày 01/7/2026 nhưng sau đó bị mất, hỏng, rách hoặc có thông tin sai.

Theo khoản 3 Điều 17 của Thông tư này, những trường hợp nói trên được xử lý theo quy định tại Điều 18 Thông tư 30/2026/TT-BXD.

Theo khoản 1 Điều 18, cơ sở đăng kiểm sử dụng phần mềm quản lý kiểm định để cấp bản điện tử Giấy chứng nhận kiểm định đối với xe cơ giới, xe máy chuyên dùng. Đối với phương tiện được cấp tem kiểm định, số sêri của tem được thể hiện trên Giấy chứng nhận kiểm định điện tử.

Trường hợp chủ xe có nhu cầu nhận Giấy chứng nhận kiểm định bản giấy, cơ sở đăng kiểm thực hiện in trực tiếp từ phần mềm quản lý kiểm định, không sử dụng phôi, đồng thời đóng dấu xác nhận để cấp cho chủ xe.

Điều này cho thấy việc xử lý giấy tờ kiểm định đối với các trường hợp được cấp trước ngày 01/7/2026 cũng được đặt trong cơ chế quản lý điện tử theo quy định mới.