Hướng dẫn chi phí và thuế khi thuê tài sản cá nhân năm 2026

Cơ chế quản lý hóa đơn và bộ hồ sơ chi phí được trừ hợp lệ

Trong giao dịch kinh tế giữa tổ chức kinh doanh và cá nhân cho thuê tài sản, việc ghi nhận chi phí vào quỹ chi phí được trừ khi xác định nghĩa vụ thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) thường gặp vướng mắc về yêu cầu hóa đơn.

• Giải phóng nghĩa vụ xuất hóa đơn đối với cá nhân: Do đặc thù cá nhân cho thuê tài sản không phải là chủ thể phát hành hóa đơn điện tử công nghiệp, quy định pháp luật hiện hành đã bãi bỏ yêu cầu phải có hóa đơn xuất từ phía cá nhân cho thuê.

• Bộ hồ sơ tối giản xác định chi phí hợp lý: Doanh nghiệp chỉ cần lập và lưu trữ bộ tài liệu chuẩn hóa bao gồm:

  1. Hợp đồng thuê tài sản: Văn bản pháp lý quy định rõ mức giá, kỳ hạn thanh toán và phân định trách nhiệm nghĩa vụ thuế.

  2. Chứng từ thanh toán: Các xác nhận giao dịch tài chính (Ủy nhiệm chi, chứng từ chuyển khoản ngân hàng hoặc phiếu chi tiền mặt đúng quy định).

Nghiệp vụ kê khai và nộp thuế thay cho bên cho thuê

Khi hai bên chủ động thống nhất điều khoản doanh nghiệp đảm nhận trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ thuế thay cho cá nhân, cơ chế quản lý nghĩa vụ thuế được triển khai theo quy trình cụ thể:

1. Trách nhiệm thực hiện nghĩa vụ thuế

Tổ chức đi thuê có nghĩa vụ lập hồ sơ kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT) phát sinh từ hoạt động cho thuê tài sản, đồng thời trích nộp số tiền thuế tương ứng vào Ngân sách Nhà nước.

2. Xác định thời hạn nộp hồ sơ kê khai

Mốc thời gian nộp tờ khai thuế thay phụ thuộc trực tiếp vào phương thức thỏa thuận kỳ thanh toán tiền thuê trong hợp đồng:

• Thanh toán theo tháng: Hồ sơ kê khai nộp chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.

• Thanh toán theo quý: Hồ sơ kê khai hoàn tất chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng đầu tiên thuộc quý tiếp theo.

• Thanh toán trọn gói theo năm: Thời hạn hoàn thành kê khai là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo thời điểm phát sinh thanh toán.

Khai thác tình huống thực tế và khuyến nghị quản trị rủi ro

Từ các vụ việc phát sinh thực tế giữa các doanh nghiệp thương mại và cá nhân cho thuê mặt bằng kinh doanh, các đơn vị cần lưu ý những giải pháp phòng ngừa rủi ro pháp lý:

• Chuẩn hóa điều khoản hợp đồng: Cần ghi nhận thành mục riêng biệt về việc bên đi thuê đại diện kê khai và nộp thuế thay. Trường hợp hợp đồng không quy định nội dung này, nghĩa vụ kê khai thuộc về cá nhân cho thuê.

• Minh bạch phương thức thanh toán: Ưu tiên giao dịch qua tài khoản ngân hàng để tạo lập bằng chứng giao dịch không thể tranh cãi với cơ quan kiểm tra thuế.

• Kiểm soát mốc thời gian kê khai: Việc nộp chậm tờ khai thuế thay cho cá nhân vẫn khiến doanh nghiệp đứng trước nguy cơ bị xử phạt vi phạm hành chính về quản lý thuế.