Thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam

Thứ sáu - 06/06/2025 18:33

Để tìm hiểu thị trường kinh doanh, hỗ trợ cho công ty đánh giá thị trường, xúc tiến hoạt động kinh doanh, tìm kiếm cơ hội đầu tư và phát triển thị trường cho doanh nghiệp thì việc thành lập văn phòng đại diện đối với công ty nước ngoài là rất quan trọng nếu muốn đầu tư và kinh doanh tại Việt Nam.

Việc thành lập văn phòng đại diện (VPĐD) tại Việt Nam là bước quan trọng giúp doanh nghiệp nước ngoài mở rộng thị trường và tìm kiếm cơ hội kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về điều kiện, hồ sơ, thủ tục và chi phí liên quan đến việc thành lập VPĐD tại Việt Nam theo quy định mới nhất năm 2025.

thanh lap van phong dai dien nuoc ngoai 768x409

1. Điều Kiện Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Theo Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài muốn thành lập VPĐD tại Việt Nam cần đáp ứng các điều kiện sau:

Được thành lập và đăng ký kinh doanh hợp pháp tại quốc gia hoặc vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế với Việt Nam hoặc được công nhận hợp pháp.
Đã hoạt động ít nhất 1 năm kể từ ngày được cấp giấy phép thành lập.
Nếu giấy phép kinh doanh có thời hạn, thì còn ít nhất 1 năm tính từ ngày nộp hồ sơ.
Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế liên quan.

2. Hồ Sơ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập VPĐD.
Bản sao giấy đăng ký kinh doanh hoặc tài liệu tương đương.
Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu VPĐD.
Báo cáo tài chính đã kiểm toán hoặc xác nhận nghĩa vụ thuế của năm gần nhất.
Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ hợp lệ của người đứng đầu VPĐD.
Tài liệu chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận, v.v.).

Lưu ý: Các tài liệu bằng tiếng nước ngoài phải được dịch công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự nếu cần.

3. Thủ Tục Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Bước 1: Nộp hồ sơ

Nộp tại Sở Công Thương tỉnh/thành phố (nếu ngoài khu công nghiệp...) hoặc Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu công nghệ cao nếu nằm trong các khu này.
Hình thức: trực tiếp, bưu điện hoặc online (nếu hỗ trợ).

Bước 2: Xử lý hồ sơ

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ: cơ quan tiếp nhận thông báo nếu hồ sơ chưa hợp lệ.
Trong vòng 7 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: cấp hoặc từ chối cấp Giấy phép.

Bước 3: Khắc dấu và đăng ký mẫu dấu

Thực hiện tại cơ quan công an địa phương nơi đặt VPĐD.

Bước 4: Đăng ký mã số thuế

Trong 10 ngày làm việc kể từ ngày được cấp Giấy phép, VPĐD phải đăng ký mã số thuế với cơ quan thuế địa phương.

4. Lệ Phí Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Lệ phí cấp mới: 3.000.000 đồng.
Lệ phí cấp lại, sửa đổi, gia hạn: 1.500.000 đồng.

5. Thời Hạn Giấy Phép Và Gia Hạn

Giấy phép VPĐD có hiệu lực tối đa 5 năm, không vượt quá thời hạn còn lại của giấy phép công ty mẹ.
Gia hạn tối đa 5 năm/lần, hồ sơ gia hạn nộp trước 30 ngày tính đến ngày hết hạn.

6. Dịch Vụ Hỗ Trợ Thành Lập Văn Phòng Đại Diện

Doanh nghiệp có thể uỷ quyền cho đơn vị tư vấn pháp lý để được hỗ trợ từ A-Z trong quá trình đăng ký: từ soạn hồ sơ, nộp hồ sơ đến nhận kết quả, khắc dấu, đăng ký mã số thuế…