Hoàn thuế nộp thừa của hộ kinh doanh: Hồ sơ và thủ tục

1. Khi nào hộ kinh doanh được hoàn số thuế nộp thừa?

Trong quá trình kê khai và thực hiện nghĩa vụ thuế, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh có thể phát sinh số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế thực tế phải nộp. Khi thuộc trường hợp được hoàn, người nộp thuế có quyền đề nghị cơ quan thuế giải quyết hoàn số tiền nộp thừa theo quy định về quản lý thuế.

Đối với hộ kinh doanh, hồ sơ hoàn thuế nộp thừa không được áp dụng một mẫu chung cho mọi trường hợp. Việc xác định mẫu hồ sơ cần căn cứ vào phương pháp tính thuế TNCN mà hộ kinh doanh đang thực hiện.

Theo Điều 5 Thông tư 18/2026/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 2 Thông tư 50/2026/TT-BTC, có thể phân chia thành hai trường hợp chính.

Trường hợp tính thuế theo tỷ lệ trên doanh thu

Nếu thuế TNCN được xác định theo phương pháp thuế suất nhân với doanh thu tính thuế, hồ sơ đề nghị hoàn thuế nộp thừa được thực hiện trên Tờ khai thuế Mẫu số 01/TKN-CNKD.

Trường hợp tính thuế trên thu nhập

Nếu hộ kinh doanh thuộc trường hợp xác định thuế theo thu nhập tính thuế nhân với thuế suất, hồ sơ hoàn thuế nộp thừa được thực hiện trên Tờ khai quyết toán thuế TNCN Mẫu số 02/CNKD-TNCN-QTT.

Như vậy, trước khi lập hồ sơ, hộ kinh doanh cần xác định đúng phương pháp tính thuế TNCN của mình để tránh sử dụng sai mẫu kê khai.

2. Mẫu hồ sơ hoàn thuế nào đang được sử dụng?

Một vấn đề đáng lưu ý trong năm 2026 là sự thay đổi về mẫu biểu kê khai thuế.

Mặc dù Điều 5 Thông tư 18/2026/TT-BTC vẫn dẫn chiếu đến Mẫu số 01/TKN-CNKD và Mẫu số 02/CNKD-TNCN-QTT, các mẫu biểu này đã được thay thế bằng mẫu mới theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Cụ thể, theo khoản 5 Điều 99 Thông tư 89/2026/TT-BTC:

• Mẫu số 01/TKN-CNKD được sử dụng theo mẫu ban hành tại Phụ lục I kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC;
• Mẫu số 02/CNKD-TNCN-QTT được sử dụng theo mẫu mới tại Phụ lục I kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Thông tư 89/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Vì vậy, khi thực hiện thủ tục hoàn thuế nộp thừa tại thời điểm hiện nay, hộ kinh doanh cần sử dụng mẫu biểu đang có hiệu lực, thay vì sử dụng các biểu mẫu cũ chỉ vì chúng vẫn được dẫn chiếu trong quy định trước đó.

Đây là điểm cần đặc biệt lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ, bởi việc sử dụng không đúng biểu mẫu có thể khiến quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ phát sinh thêm yêu cầu bổ sung.

3. Cơ quan thuế xử lý hồ sơ hoàn thuế nộp thừa như thế nào?

Sau khi hộ kinh doanh gửi hồ sơ đề nghị hoàn, cơ quan thuế sẽ thực hiện việc tiếp nhận, phân loại và giải quyết hồ sơ theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Theo Điều 6 Thông tư 18/2026/TT-BTC, kết quả giải quyết có thể được thể hiện thông qua: Quyết định hoàn thuế, hoặc Quyết định hoàn thuế kiêm bù trừ thu ngân sách nhà nước.

Việc hoàn thuế vì vậy không chỉ đơn thuần là cơ quan thuế chuyển lại số tiền người nộp thuế đã nộp thừa. Trường hợp hộ kinh doanh đồng thời còn nghĩa vụ tài chính khác với ngân sách nhà nước, số tiền được hoàn có thể được xem xét để bù trừ theo quy định.

Do đó, hộ kinh doanh cần kiểm tra tình trạng nghĩa vụ thuế của mình trước khi đề nghị hoàn để xác định chính xác số tiền thực tế có thể được nhận lại.

4. Hồ sơ khai thuế của hộ kinh doanh được xác định theo phương pháp nào?

Việc xác định hồ sơ hoàn thuế có liên quan trực tiếp đến hồ sơ khai và quyết toán thuế mà hộ kinh doanh đang thực hiện.

Theo Điều 4 Thông tư 18/2026/TT-BTC, hồ sơ của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được xác định theo từng trường hợp.

Không thuộc diện chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN

Đối với trường hợp không chịu thuế GTGT và không phải nộp thuế TNCN, hộ kinh doanh thực hiện thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong năm và kê khai các loại thuế khác nếu có theo Mẫu số 01/TKN-CNKD.

Tính thuế TNCN theo doanh thu

Nếu thuộc trường hợp tính thuế TNCN theo phương pháp thuế suất trên doanh thu tính thuế, hồ sơ khai thuế GTGT, thuế TNCN và các khoản thuế khác được thực hiện theo Mẫu số 01/CNKD.

Tính thuế TNCN theo thu nhập tính thuế

Đối với hộ kinh doanh tính thuế dựa trên thu nhập tính thuế, hồ sơ gồm:

• Tờ khai thuế GTGT, TNCN và các loại thuế khác trong năm theo Mẫu số 01/CNKD;
• Tờ khai quyết toán thuế TNCN theo Mẫu số 02/CNKD-TNCN-QTT.

Việc phân biệt các trường hợp này có ý nghĩa quan trọng bởi phương pháp tính thuế sẽ quyết định loại tờ khai và hồ sơ mà hộ kinh doanh cần sử dụng trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế.

5. Hộ kinh doanh còn phải thực hiện những nghĩa vụ gì?

Bên cạnh quyền đề nghị hoàn số thuế nộp thừa, hộ kinh doanh vẫn phải thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ về kê khai, kế toán, hóa đơn và cung cấp thông tin cho cơ quan thuế.

Theo Điều 13 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh có một số quyền và trách nhiệm đáng chú ý như sau:

• Có quyền yêu cầu cơ quan thuế hướng dẫn, giải đáp và hỗ trợ về chính sách khai, tính và nộp thuế;
• Tự kê khai đầy đủ, chính xác doanh thu phát sinh từ hoạt động kinh doanh và chịu trách nhiệm về thông tin đã kê khai;
• Thông báo cho cơ quan thuế về các tài khoản thanh toán và ví điện tử liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh theo quy định;
• Thực hiện chế độ sổ kế toán và sử dụng hóa đơn theo quy định;
• Cung cấp sổ sách, hóa đơn, phần mềm quản lý bán hàng và các tài liệu liên quan khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra;
• Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước phát sinh từ hoạt động kinh doanh.

Đối với hộ kinh doanh hoạt động trên nền tảng thương mại điện tử, trách nhiệm cung cấp thông tin cho chủ quản nền tảng cũng cần được chú trọng. Thông tin về mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc giấy tờ định danh và các tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế phải được cung cấp đầy đủ, chính xác theo quy định.

6. Hộ kinh doanh cần lưu ý gì khi làm thủ tục hoàn thuế?

Để hạn chế việc hồ sơ phải sửa đổi hoặc bổ sung, hộ kinh doanh nên kiểm tra một số nội dung trước khi gửi đề nghị hoàn thuế.

Thứ nhất, xác định đúng số tiền nộp thừa.
Cần đối chiếu giữa số thuế đã thực tế nộp với số thuế phải nộp để xác định chính xác khoản tiền đề nghị hoàn.

Thứ hai, xác định đúng phương pháp tính thuế TNCN.
Đây là căn cứ để lựa chọn mẫu hồ sơ hoàn thuế tương ứng.

Thứ ba, sử dụng đúng mẫu biểu đang có hiệu lực.
Từ ngày 01/07/2026, hộ kinh doanh cần lưu ý sử dụng các mẫu biểu mới được ban hành theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Thứ tư, kiểm tra các nghĩa vụ còn phải nộp.
Trường hợp còn nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, số tiền nộp thừa có thể được xử lý theo cơ chế hoàn thuế kết hợp bù trừ.

Thứ năm, lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ.
Sổ sách kế toán, chứng từ nộp thuế, hóa đơn và các tài liệu liên quan cần được lưu giữ để phục vụ việc giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Hồ sơ hoàn thuế nộp thừa của hộ kinh doanh được xác định dựa trên phương pháp tính thuế TNCN mà người nộp thuế đang áp dụng. Hộ kinh doanh tính thuế theo doanh thu và hộ kinh doanh tính thuế theo thu nhập sẽ sử dụng các mẫu tờ khai khác nhau. Đặc biệt, từ 01/07/2026, các mẫu biểu liên quan đã được thay thế theo Thông tư 89/2026/TT-BTC. Vì vậy, hộ kinh doanh cần kiểm tra mẫu biểu đang có hiệu lực trước khi lập hồ sơ. Việc chuẩn bị đúng hồ sơ, kê khai chính xác số thuế nộp thừa và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ về kế toán, hóa đơn, chứng từ sẽ giúp quá trình giải quyết hoàn thuế được thuận lợi và hạn chế phát sinh yêu cầu bổ sung từ cơ quan thuế.