Hồ sơ cấp giấy phép hoạt động xây dựng cho nhà thầu nước ngoài

1. Nhà thầu nước ngoài cần chuẩn bị những giấy tờ nào?

Theo Điều 44 Nghị định 212/2026/NĐ-CP, nhà thầu nước ngoài có nhu cầu được cấp giấy phép hoạt động xây dựng cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ.

Thành phần hồ sơ tập trung vào các nhóm giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý, năng lực và cơ sở thực hiện hoạt động nhận thầu, gồm:

• Đơn đề nghị cấp giấy phép hoạt động xây dựng theo mẫu tương ứng tại Phụ lục III Nghị định 212/2026/NĐ-CP;
• Kết quả đấu thầu hoặc quyết định chọn thầu hợp pháp;
• Giấy phép thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do quốc gia nơi nhà thầu mang quốc tịch cấp; kèm chứng chỉ hành nghề nếu có;
• Tài liệu chứng minh kinh nghiệm hoạt động liên quan đến công việc nhận thầu;
• Báo cáo tổng hợp kiểm toán tài chính trong 03 năm gần nhất. Trường hợp doanh nghiệp được thành lập chưa đủ 03 năm thì sử dụng báo cáo theo số năm đã hoạt động;
• Hợp đồng liên danh với nhà thầu Việt Nam hoặc hợp đồng với nhà thầu phụ Việt Nam để thực hiện công việc nhận thầu;
• Giấy ủy quyền hợp pháp nếu người thực hiện thủ tục không phải người đại diện theo pháp luật của nhà thầu.

Như vậy, hồ sơ không chỉ nhằm xác định nhà thầu có tư cách pháp lý hợp lệ mà còn hướng tới việc kiểm tra năng lực, kinh nghiệm tài chính và mối quan hệ thực hiện hợp đồng tại Việt Nam.

2. Hồ sơ do nước ngoài cấp phải đáp ứng yêu cầu gì?

Đây là nội dung nhà thầu nước ngoài cần đặc biệt lưu ý. Việc tài liệu đã được cơ quan nước ngoài cấp không đồng nghĩa với việc có thể sử dụng trực tiếp trong hồ sơ tại Việt Nam.

Theo quy định, đơn đề nghị cấp giấy phép phải được lập bằng tiếng Việt.

Đối với giấy phép thành lập hoặc Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do nước ngoài cấp, tài liệu phải thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và quốc gia liên quan cùng là thành viên.

Đối với các tài liệu được lập bằng tiếng nước ngoài, như hồ sơ đấu thầu, giấy tờ pháp lý của nhà thầu, hợp đồng với nhà thầu Việt Nam hoặc giấy ủy quyền, cần dịch sang tiếng Việt và thực hiện công chứng, chứng thực bản dịch theo quy định.

Do đó, nhà thầu nên rà soát yêu cầu về ngôn ngữ, hợp pháp hóa và chứng thực ngay từ khi chuẩn bị hồ sơ để tránh kéo dài thời gian giải quyết.

3. Có thể nộp hồ sơ cấp giấy phép bằng những hình thức nào?

Nghị định 212/2026/NĐ-CP cho phép nhà thầu nước ngoài lựa chọn một trong các phương thức nộp hồ sơ:

Nộp trực tiếp: Hồ sơ được gửi tại Bộ phận Một cửa của cơ quan có thẩm quyền.

Nộp qua bưu chính: Nhà thầu có thể gửi hồ sơ thông qua dịch vụ bưu chính theo quy định.

Nộp trực tuyến: Hồ sơ được thực hiện trên Cổng Dịch vụ công quốc gia; trường hợp trực tuyến, một số thông tin được kê khai trực tiếp trên biểu mẫu điện tử.

Việc đa dạng hóa phương thức nộp hồ sơ giúp nhà thầu chủ động hơn trong quá trình thực hiện thủ tục, đặc biệt đối với doanh nghiệp nước ngoài không thường xuyên có mặt tại Việt Nam.

4. Cơ quan nào có thẩm quyền cấp giấy phép?

Theo quy định mới, UBND cấp tỉnh tổ chức thực hiện việc cấp giấy phép hoạt động xây dựng cho nhà thầu nước ngoài trên địa bàn. Tùy tình hình thực tế, UBND cấp tỉnh có thể thực hiện phân cấp hoặc ủy quyền theo quy định.

Đối với trường hợp nhà thầu thực hiện hoạt động xây dựng tại từ hai đơn vị hành chính cấp tỉnh trở lên, giấy phép được cấp bởi UBND cấp tỉnh nơi nhà thầu dự kiến đặt văn phòng điều hành.

Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền ngay từ đầu có ý nghĩa quan trọng, bởi nộp hồ sơ không đúng nơi tiếp nhận có thể làm phát sinh thêm thời gian xử lý.

5. Bao lâu được cấp giấy phép hoạt động xây dựng?

Sau khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền có thời hạn 06 ngày làm việc để xem xét cấp giấy phép hoạt động xây dựng.

Trường hợp không đáp ứng điều kiện để được cấp phép, cơ quan có thẩm quyền phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Vì vậy, thời gian giải quyết 06 ngày làm việc cần được hiểu là thời gian xử lý kể từ khi hồ sơ đã đầy đủ và hợp lệ. Nhà thầu cần chủ động kiểm tra kỹ thành phần hồ sơ, đặc biệt là các tài liệu do nước ngoài cấp, trước khi nộp.

6. Những điểm nhà thầu nước ngoài cần lưu ý

Để quá trình xin giấy phép diễn ra thuận lợi, nhà thầu nên tập trung kiểm tra 04 vấn đề:

• Tư cách pháp lý: Giấy tờ thành lập, đăng ký kinh doanh và chứng chỉ hành nghề phải phù hợp với yêu cầu;
• Năng lực: Chuẩn bị đầy đủ tài liệu về kinh nghiệm và tình hình tài chính;
• Tính hợp lệ của tài liệu nước ngoài: Kiểm tra việc hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật, công chứng hoặc chứng thực;
• Thẩm quyền và phương thức nộp: Xác định đúng cơ quan cấp phép và lựa chọn hình thức nộp phù hợp.

Quy định mới về cấp giấy phép hoạt động xây dựng đặt trọng tâm vào việc kiểm chứng tư cách pháp lý, năng lực và cơ sở thực hiện hoạt động nhận thầu của nhà thầu nước ngoài. Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu sẽ giúp giảm nguy cơ phải bổ sung, chỉnh sửa và kéo dài thời gian thực hiện thủ tục.

Lưu ý: Nội dung trên được tổng hợp theo Nghị định 212/2026/NĐ-CP. Khi thực hiện thủ tục cụ thể, nhà thầu cần đối chiếu quy định hiện hành và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền tại thời điểm nộp hồ sơ.