Hóa đơn điện tử: Phạt nặng từ 2026, doanh nghiệp cần thay đổi tư duy

Quy định mới về xử phạt hành vi vi phạm hóa đơn điện tử (HĐĐT) đang được cập nhật và dự kiến có hiệu lực từ ngày 16/01/2026, theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 125). Thay đổi đáng chú ý nhất là sự chuyển dịch tư duy từ việc xử phạt dựa trên nguyên tắc "cào bằng" sang "lũy tiến theo số lượng" hành vi vi phạm. Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp (DN) có số lượng vi phạm càng lớn sẽ phải đối mặt với mức phạt càng nặng.

Các hành vi vi phạm được phân thành hai khối (Block) với mức xử phạt khác biệt rõ rệt.

Block 1: Hàng hóa, dịch vụ kinh doanh thông thường (Hot Zone)

Đây là khu vực áp dụng cho hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ nhằm mục đích kinh doanh, ghi nhận doanh thu, trừ các trường hợp đặc thù nằm trong Block 2. Các DN kinh doanh thông thường cần đặc biệt chú ý đến mức phạt cao tại khối này, được ví như "Hot Zone".

Điểm đáng lưu ý là với hành vi "Không lập hóa đơn" cho số lượng từ 50 đến dưới 100 số, mức phạt tối đa có thể lên đến 80 Triệu đồng.

Block 2: Hàng hóa đặc thù, nội bộ, luân chuyển (Cool Zone)

Block này áp dụng cho các hành vi liên quan đến hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương; tiêu dùng nội bộ (không tiếp tục sản xuất); xuất điều động, luân chuyển, cho vay/mượn/hoàn trả. Khu vực này được coi là "Cool Zone" với mức phạt có phần "nhẹ nhàng" hơn, nhưng vẫn mang tính răn đe.

Với hành vi "Lập sai thời điểm" và "Không lập hóa đơn" đối với 01 số vi phạm thuộc Block 2, mức xử phạt ban đầu chỉ là Cảnh cáo (0 đồng). Tuy nhiên, khi số lượng vi phạm tăng lên, mức phạt sẽ được áp dụng lũy tiến như sau:

Nguyên tắc xử phạt chung

Mức phạt trên được áp dụng cho tổ chức. Đối với cá nhân, mức phạt sẽ bằng $\frac{1}{2}$ mức phạt tổ chức.

Đặc biệt, quy tắc cộng gộp vi phạm được áp dụng nghiêm ngặt: Các vi phạm cùng một ngày sẽ bị xử phạt theo mức cao nhất, nhằm ngăn chặn tình trạng DN cố tình thực hiện nhiều hành vi vi phạm nhỏ trong cùng một ngày.

Sự điều chỉnh này cho thấy quyết tâm của cơ quan quản lý trong việc thúc đẩy tuân thủ quy định HĐĐT, đòi hỏi các DN phải thay đổi tư duy, tăng cường kiểm soát nội bộ và quy trình xuất hóa đơn để tránh các mức phạt lũy tiến rất cao có thể áp dụng từ năm 2026.