Giữ giấy tờ gốc của nhân viên bị phạt đến 50 triệu đồng

Người sử dụng lao động có được giữ giấy tờ gốc?

Không.

Khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 quy định người sử dụng lao động không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động khi giao kết và thực hiện hợp đồng lao động.

Do đó, doanh nghiệp có thể yêu cầu người lao động cung cấp hoặc xuất trình giấy tờ để kiểm tra thông tin, hoàn thiện hồ sơ nhân sự, nhưng không được giữ bản chính.

Quy định này cũng áp dụng trong suốt thời gian người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Việc giữ căn cước, bằng cấp với lý do “quản lý hồ sơ”, “bảo đảm người lao động thực hiện hợp đồng” hoặc “hạn chế nghỉ việc” đều không làm thay đổi bản chất của hành vi vi phạm.

Ngoài giữ giấy tờ, người sử dụng lao động còn bị cấm yêu cầu người lao động dùng tiền hoặc tài sản khác để bảo đảm thực hiện hợp đồng và buộc người lao động thực hiện hợp đồng để trả nợ cho mình.

Từ 10/9/2026, mức phạt là bao nhiêu?

Theo điểm a khoản 2 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động bị phạt 20–25 triệu đồng.

Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, mức phạt đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt đối với cá nhân.

Như vậy:

• Cá nhân: phạt từ 20–25 triệu đồng;
• Tổ chức, doanh nghiệp: phạt từ 40–50 triệu đồng.

Ngoài tiền phạt, người sử dụng lao động còn bị buộc trả lại bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ đã giữ của người lao động theo điểm d khoản 3 Điều 15 Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý bởi việc trả lại giấy tờ sau đó không làm mất trách nhiệm đối với hành vi vi phạm đã xảy ra.

Doanh nghiệp nên làm gì trước ngày 10/9/2026?

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên rà soát lại quy trình tuyển dụng và hồ sơ nhân sự, đặc biệt:

• Kiểm tra các bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ đang được lưu giữ;
• Hoàn trả giấy tờ gốc cho người lao động nếu thuộc trường hợp không được phép giữ;
• Chỉ yêu cầu cung cấp hoặc xuất trình giấy tờ cần thiết để đối chiếu;
• Không sử dụng giấy tờ cá nhân làm biện pháp bảo đảm người lao động tiếp tục làm việc;
• Hướng dẫn bộ phận nhân sự thực hiện đúng quy định khi tiếp nhận hồ sơ.

Việc chủ động rà soát trước thời điểm 10/9/2026 sẽ giúp doanh nghiệp tránh nguy cơ bị xử phạt và hạn chế tranh chấp với người lao động.

Ai có thẩm quyền ký hợp đồng lao động?

Theo Điều 18 Bộ luật Lao động 2019, phía người sử dụng lao động có thể do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền giao kết hợp đồng; đối với một số chủ thể khác, người đứng đầu hoặc người được ủy quyền có thể thực hiện việc ký kết theo quy định.

Người lao động về nguyên tắc trực tiếp giao kết hợp đồng, trừ một số trường hợp đặc biệt như người chưa thành niên hoặc nhóm người lao động được pháp luật cho phép ủy quyền.

Đáng chú ý, người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác.

Vì vậy, bên cạnh việc kiểm soát nội dung hợp đồng, doanh nghiệp cũng cần bảo đảm đúng thẩm quyền của người ký.

Từ ngày 10/9/2026, hành vi giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động có thể khiến người sử dụng lao động bị phạt từ 20–25 triệu đồng nếu là cá nhân hoặc 40–50 triệu đồng nếu là tổ chức, doanh nghiệp, đồng thời phải trả lại giấy tờ đã giữ. Doanh nghiệp nên rà soát hồ sơ nhân sự và điều chỉnh quy trình tuyển dụng trước thời điểm quy định mới có hiệu lực để tránh vi phạm.