Vượt giờ làm thêm theo ngày, chi phí có bị loại khi tính thuế?

Không thể chỉ nhìn vào tổng số giờ làm thêm cả năm

Theo quy định về thuế TNDN, một trong những khoản chi bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế là chi phí trả cho thời gian làm thêm vượt mức thời gian mà pháp luật lao động cho phép.

Điểm đáng chú ý là pháp luật lao động không thiết lập một giới hạn duy nhất tính theo năm. Thời gian làm thêm được kiểm soát đồng thời ở nhiều cấp độ, gồm trong ngày, trong tháng và trong năm.

Vì vậy, việc doanh nghiệp chứng minh tổng số giờ làm thêm của người lao động trong cả năm không vượt mức 200 giờ hoặc 300 giờ trong trường hợp được phép chưa đủ để khẳng định toàn bộ chi phí làm thêm đều đáp ứng điều kiện được trừ.

Nói cách khác, giới hạn theo năm không thay thế cho giới hạn theo ngày và theo tháng.

Đây là điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý khi lập bảng chấm công, tính tiền lương và quyết toán thuế TNDN.

Pháp luật lao động đặt ra nhiều “hàng rào” về giờ làm thêm

Theo Điều 107 Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động chỉ được tổ chức làm thêm giờ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện luật định.

Về thời lượng, số giờ làm thêm của người lao động thông thường phải bảo đảm:

• Không vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong một ngày;
• Nếu doanh nghiệp áp dụng thời giờ làm việc bình thường theo tuần, tổng thời gian làm việc bình thường và làm thêm không quá 12 giờ trong một ngày;
• Không quá 40 giờ làm thêm trong một tháng;
• Không quá 200 giờ làm thêm trong một năm, trừ những trường hợp pháp luật cho phép áp dụng mức cao hơn.

Trong một số ngành nghề, công việc hoặc tình huống đặc thù, doanh nghiệp có thể tổ chức làm thêm đến 300 giờ trong một năm, nhưng phải thuộc đúng trường hợp được pháp luật quy định và thực hiện nghĩa vụ thông báo theo quy định.

Như vậy, hệ thống giới hạn được xây dựng theo nhiều khoảng thời gian khác nhau. Một người lao động có thể không vượt trần 200 hoặc 300 giờ/năm nhưng vẫn phát sinh hành vi vượt giới hạn trong ngày hoặc trong tháng.

Vượt giới hạn trong ngày vẫn là vi phạm dù cả năm chưa vượt

Giả sử một người lao động có thời gian làm việc bình thường 8 giờ/ngày. Theo giới hạn thông thường, số giờ làm thêm trong ngày không được quá 50% thời gian làm việc bình thường, tức không quá 4 giờ.

Nếu người lao động làm thêm 5 giờ trong một ngày thì phần vượt quá giới hạn là 1 giờ.

Trường hợp này cần được nhìn nhận độc lập với tổng số giờ làm thêm của những ngày còn lại.

Chẳng hạn, trong một tháng người lao động có 4 ngày làm thêm 5 giờ. Tổng thời gian làm thêm của tháng là 20 giờ, vẫn thấp hơn giới hạn 40 giờ/tháng. Tuy nhiên, điều đó không làm mất đi vấn đề phát sinh ở từng ngày nếu số giờ làm thêm thực tế đã vượt giới hạn ngày theo quy định.

Do đó, doanh nghiệp không thể lấy cách tính cộng dồn theo tháng để “bù” cho phần thời gian đã vượt giới hạn trong từng ngày.

Vậy phần tiền lương của giờ làm thêm vượt mức xử lý ra sao?

Đây là điểm có ý nghĩa trực tiếp đối với quyết toán thuế TNDN.

Khoản 23 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản chi không đáp ứng điều kiện, nội dung chi theo quy định của pháp luật chuyên ngành thuộc nhóm không được trừ. Trong đó có khoản chi cho làm thêm giờ vượt mức thời gian quy định của pháp luật về lao động.

Quy định này cho thấy cơ quan thuế không chỉ xem xét doanh nghiệp có thực tế phát sinh tiền lương, tiền công hay không, mà còn phải xem xét cách thức phát sinh khoản chi có phù hợp với quy định chuyên ngành hay không.

Vì vậy, nếu một phần thời gian làm thêm được xác định là vượt giới hạn pháp luật lao động thì khoản chi tương ứng với phần vượt đó có rủi ro bị loại khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Điểm quan trọng là cần phân biệt phần thời gian làm thêm hợp pháp và phần thời gian vượt giới hạn. Không nên mặc nhiên coi toàn bộ tiền lương làm thêm trong tháng là chi phí không được trừ chỉ vì người lao động có một số ngày làm thêm vượt mức.

Không thể chờ đến cuối năm để “hợp thức hóa” phần vượt

Một cách hiểu dễ phát sinh trong thực tế là: nếu đến cuối năm tổng số giờ làm thêm vẫn dưới mức 200 giờ hoặc 300 giờ thì phần vượt trong ngày hoặc tháng có thể được điều chỉnh trở lại thành hợp lệ.

Cách tiếp cận này không phù hợp với cấu trúc giới hạn của pháp luật lao động.

Các mức trần theo ngày, tháng và năm có ý nghĩa kiểm soát khác nhau. Giới hạn theo ngày nhằm kiểm soát cường độ lao động trong từng ngày; giới hạn theo tháng nhằm kiểm soát tổng thời gian làm thêm trong một khoảng thời gian ngắn hơn; còn giới hạn theo năm nhằm hạn chế tổng quy mô làm thêm trong cả năm.

Do đó, việc cuối năm chưa chạm mức tối đa theo năm không đồng nghĩa doanh nghiệp được bỏ qua những lần đã vượt giới hạn ở cấp độ ngày hoặc tháng.

Nói cách khác, không có cơ chế cộng dồn thời gian còn thiếu của tháng hoặc năm để bù cho số giờ đã vượt giới hạn của ngày.

Doanh nghiệp cần kiểm soát cả hồ sơ lao động và hồ sơ thuế

Rủi ro không chỉ nằm ở bước quyết toán thuế. Nếu tổ chức làm thêm không đúng giới hạn, doanh nghiệp còn có thể phát sinh vấn đề về tuân thủ pháp luật lao động.

Vì vậy, thay vì chỉ kiểm tra tổng số giờ làm thêm vào cuối năm, doanh nghiệp nên xây dựng cơ chế theo dõi ngay từ khi phát sinh.

Bảng chấm công và hệ thống tính lương nên có khả năng cảnh báo khi người lao động tiến gần hoặc vượt các ngưỡng làm thêm theo ngày, tháng và năm.

Đồng thời, doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ các tài liệu liên quan như thỏa thuận hoặc sự đồng ý của người lao động, bảng chấm công, bảng tính tiền lương, chứng từ thanh toán và hồ sơ chứng minh trường hợp làm thêm thuộc diện được pháp luật cho phép.

Đối với doanh nghiệp áp dụng mức tối đa 300 giờ/năm, việc xác định đúng ngành nghề, công việc hoặc trường hợp được phép làm thêm đến 300 giờ cũng đặc biệt quan trọng. Nếu không thuộc trường hợp luật định, việc doanh nghiệp tự áp dụng mức 300 giờ có thể dẫn đến rủi ro cả về lao động và thuế.

Một khoản chi hợp lý về kinh tế chưa chắc được chấp nhận về thuế

Tiền lương làm thêm giờ về bản chất là khoản chi phục vụ hoạt động sử dụng lao động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi còn phải đáp ứng các điều kiện theo pháp luật thuế và không thuộc nhóm chi phí bị loại.

Đây chính là lý do doanh nghiệp không nên chỉ đặt câu hỏi “có thực tế trả tiền cho người lao động hay không?”, mà cần đặt thêm câu hỏi “khoản chi đó có được hình thành đúng quy định của pháp luật chuyên ngành hay không?”

Trong trường hợp làm thêm giờ, yếu tố tuân thủ giới hạn thời gian là một phần của điều kiện để đánh giá khoản chi.

Cách hiểu thận trọng khi quyết toán TNDN

Từ các quy định nêu trên, có thể rút ra một nguyên tắc quan trọng: giới hạn làm thêm giờ phải được kiểm tra theo đúng từng cấp độ mà pháp luật quy định.

Nếu doanh nghiệp có ngày làm thêm vượt giới hạn nhưng tổng số giờ trong tháng và cả năm vẫn chưa vượt mức tương ứng, thì việc tổng giờ theo năm còn trong giới hạn không đương nhiên làm cho phần vượt theo ngày trở thành hợp pháp.

Tương tự, nếu tổng số giờ làm thêm trong năm không vượt 200 giờ hoặc mức 300 giờ trong trường hợp đủ điều kiện, doanh nghiệp vẫn cần chứng minh việc tổ chức làm thêm trong từng ngày, từng tháng đã tuân thủ các giới hạn tương ứng.

Về góc độ thuế, phần chi trả cho thời gian làm thêm vượt mức pháp luật lao động cho phép thuộc trường hợp cần loại khỏi chi phí được trừ theo quy định tại khoản 23 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Do đó, doanh nghiệp không nên chờ đến thời điểm quyết toán cuối năm mới rà soát. Việc kiểm soát giờ làm thêm cần được thực hiện xuyên suốt quá trình chấm công và tính lương, qua đó hạn chế tình trạng một khoản chi tưởng như hợp lý về mặt kinh tế nhưng lại không đáp ứng điều kiện về thuế do phát sinh từ việc tổ chức lao động vượt giới hạn pháp luật.