Thông tư 121/2026: Cập nhật biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp

Thay đổi quan trọng về hệ thống biểu mẫu đăng ký doanh nghiệp

Ngày 21/8/2026, Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư 121/2026/TT-BTC, sửa đổi, bổ sung một số quy định tại Thông tư 68/2025/TT-BTC về biểu mẫu sử dụng trong đăng ký doanh nghiệp và đăng ký hộ kinh doanh. Theo thông tin được công bố trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, văn bản bắt đầu có hiệu lực ngay từ ngày 21/8/2026.

Điểm đáng chú ý nhất là một số mẫu hồ sơ quen thuộc trước đây đã được thay thế bằng mẫu mới. Đây không đơn thuần là việc điều chỉnh hình thức văn bản mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình chuẩn bị hồ sơ thành lập, thay đổi thông tin, tạm ngừng hoặc giải thể doanh nghiệp.

Theo Thông tư 121/2026/TT-BTC, 09 biểu mẫu tại Phụ lục I của Thông tư 68/2025/TT-BTC được thay thế. Các mẫu được cập nhật gồm Mẫu số 1, 2, 3, 4, 5, 10, 12, 27 và 30.

09 biểu mẫu được thay thế gồm những nội dung nào?

Nhóm thay đổi lần này bao phủ khá rộng các thủ tục mà doanh nghiệp thường xuyên sử dụng. Cụ thể:

• Mẫu số 1: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đối với doanh nghiệp tư nhân.
• Mẫu số 2: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
• Mẫu số 3: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.
• Mẫu số 4: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đối với công ty cổ phần.
• Mẫu số 5: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp đối với công ty hợp danh.
• Mẫu số 10: Danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp.
• Mẫu số 12: Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, đồng thời sử dụng cho một số trường hợp bổ sung, cập nhật hoặc hiệu đính thông tin.
• Mẫu số 27: Thông báo về việc tạm ngừng kinh doanh hoặc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn đã thông báo của doanh nghiệp, chi nhánh, địa điểm kinh doanh và một số trường hợp liên quan đến văn phòng đại diện.
• Mẫu số 30: Thông báo về việc giải thể doanh nghiệp.

Như vậy, doanh nghiệp không nên tiếp tục mặc định sử dụng các mẫu cũ tương ứng trong Thông tư 68/2025/TT-BTC đối với những hồ sơ thuộc phạm vi áp dụng của quy định mới.

Hồ sơ đã ký trước ngày 21/8/2026 có phải làm lại?

Đây là vấn đề đặc biệt cần lưu ý trong giai đoạn chuyển tiếp.

Việc Thông tư 121/2026/TT-BTC có hiệu lực ngay từ ngày 21/8/2026 dễ khiến doanh nghiệp lo ngại rằng tất cả hồ sơ đã chuẩn bị hoặc đã ký trước thời điểm này đều phải thực hiện lại theo mẫu mới. Tuy nhiên, quy định chuyển tiếp cho thấy cần phân biệt rõ tình trạng của từng hồ sơ.

Theo thông tin được công bố, hồ sơ đã được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh tiếp nhận nhưng chưa được chấp thuận trước ngày Thông tư 121/2026/TT-BTC có hiệu lực, nếu đáp ứng quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP, Nghị định 296/2026/NĐ-CP và Thông tư 68/2025/TT-BTC thì vẫn được tiếp tục giải quyết theo các quy định tương ứng.

Điều này có ý nghĩa thực tế rất lớn. Doanh nghiệp cần phân biệt giữa hồ sơ mới chuẩn bị, hồ sơ đã ký nhưng chưa nộp, hồ sơ đã được cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận và hồ sơ đã được chấp thuận. Không nên đánh đồng tất cả các trường hợp để áp dụng một cách máy móc.

Đặc biệt, đối với hồ sơ mới chưa nộp sau ngày 21/8/2026, phương án an toàn là sử dụng ngay biểu mẫu được ban hành theo Thông tư 121/2026/TT-BTC để hạn chế nguy cơ hồ sơ phải điều chỉnh do sử dụng mẫu đã được thay thế.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý gì?

Việc thay đổi biểu mẫu có thể tác động trực tiếp đến bộ phận pháp chế, kế toán, nhân sự hành chính hoặc đơn vị dịch vụ đang thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp cho khách hàng.

Trước hết, cần kiểm tra lại toàn bộ biểu mẫu đang được lưu trên máy tính, hệ thống quản lý hồ sơ hoặc phần mềm nội bộ. Những mẫu được thiết lập theo Thông tư 68/2025/TT-BTC nhưng nay thuộc nhóm đã được thay thế cần được cập nhật để tránh nhân viên tiếp tục sử dụng nhầm.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp đang có hồ sơ thành lập, thay đổi đăng ký doanh nghiệp, tạm ngừng hoặc giải thể trong giai đoạn này nên xác định chính xác thời điểm hồ sơ được lập, thời điểm ký và thời điểm cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận. Đây là những dữ kiện quan trọng để xác định cách xử lý phù hợp.

Đối với các đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ thành lập doanh nghiệp, thay đổi đăng ký kinh doanh hoặc tư vấn pháp lý, việc cập nhật biểu mẫu càng cần được thực hiện sớm. Một mẫu hồ sơ cũ được sử dụng nhầm có thể khiến quy trình xử lý bị kéo dài, đặc biệt khi hồ sơ cần chỉnh sửa hoặc bổ sung.

Tác động của việc thay đổi biểu mẫu đối với doanh nghiệp

Nhìn ở góc độ quản trị, việc cập nhật biểu mẫu không chỉ là vấn đề hành chính. Đây còn là một mắt xích trong quy trình kiểm soát hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp.

Khi biểu mẫu thay đổi, doanh nghiệp cần đồng bộ ít nhất ba khâu: mẫu hồ sơ – quy trình lập hồ sơ – quy trình kiểm tra trước khi nộp. Nếu chỉ tải mẫu mới nhưng vẫn sử dụng checklist hoặc quy trình nội bộ cũ, khả năng thiếu thông tin hoặc kê khai chưa phù hợp vẫn có thể xảy ra.

Đặc biệt, Mẫu số 12 được sử dụng cho nhiều trường hợp liên quan đến thay đổi, bổ sung, cập nhật và hiệu đính thông tin đăng ký doanh nghiệp. Vì vậy, bộ phận phụ trách thủ tục cần đọc kỹ cấu trúc và hướng dẫn của mẫu mới thay vì chỉ sao chép dữ liệu từ biểu mẫu trước đây.

Tương tự, Mẫu số 10 liên quan đến danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp, một nội dung có ý nghĩa trong việc minh bạch thông tin doanh nghiệp và phục vụ yêu cầu quản lý. Việc sử dụng đúng biểu mẫu và kê khai chính xác vì thế cần được xem là một phần của công tác tuân thủ, thay vì chỉ là thủ tục hình thức.

Khuyến nghị cho doanh nghiệp từ ngày 21/8/2026

Trong thời điểm quy định vừa có hiệu lực, doanh nghiệp nên chủ động rà soát các hồ sơ đăng ký kinh doanh đang thực hiện và cập nhật ngay bộ biểu mẫu nội bộ. Đặc biệt, không nên lấy lại các file hồ sơ cũ rồi nộp lại mà chưa kiểm tra xem biểu mẫu đó có nằm trong 09 mẫu đã được thay thế hay không.

Việc chuyển đổi kịp thời sang biểu mẫu mới sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi, đồng thời bảo đảm quá trình đăng ký, thay đổi hoặc chấm dứt hoạt động được thực hiện đúng quy định hiện hành.

Có thể thấy, Thông tư 121/2026/TT-BTC tạo ra một thay đổi cần được doanh nghiệp cập nhật ngay trong quy trình xử lý hồ sơ pháp lý. Do văn bản có hiệu lực từ chính ngày 21/8/2026, các doanh nghiệp, hộ kinh doanh và tổ chức, cá nhân có liên quan cần đặc biệt chú ý đến thời điểm phát sinh hồ sơ và tình trạng tiếp nhận hồ sơ để xác định đúng biểu mẫu cần sử dụng.