Cảnh báo: Doanh nghiệp có thể bị phạt tới 70 triệu đồng nếu xuất hóa đơn quà tặng Tết sai thời điểm

Một sai sót phổ biến nhưng có thể gây thiệt hại tài chính nặng nề chính là việc xuất hóa đơn đầu ra cho quà tặng sai thời điểm.

Quà biếu tặng: Bắt buộc phải xuất hóa đơn

Theo quy định hiện hành, hàng hóa dùng để cho, biếu, tặng khách hàng hoặc nhân viên để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh đều phải lập hóa đơn. Dù doanh nghiệp không thu tiền từ người nhận, nhưng về mặt pháp lý, giá trị hàng hóa vẫn phải được ghi nhận và kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) như một giao dịch bán hàng thông thường.

Nhiều doanh nghiệp thường có thói quen gom tất cả các món quà tặng trong dịp Tết để xuất hóa đơn một lần vào cuối tháng hoặc sau khi kỳ nghỉ Tết kết thúc. Đây chính là "cái bẫy" pháp lý dẫn đến rủi ro bị xử phạt hành chính rất cao.

Rủi ro phạt nặng lên đến 70 triệu đồng

Việc xuất hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ bán hàng hóa, dịch vụ sẽ bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Cụ thể:

• Mức phạt tiền: Tùy vào mức độ vi phạm, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm có thể bị phạt từ 24 triệu đến 70 triệu đồng đối với các trường hợp có tình tiết tăng nặng hoặc gây ảnh hưởng đến việc chậm nộp thuế.

• Hệ lụy đi kèm: Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn đối mặt với việc bị cơ quan thuế kiểm tra kỹ hơn các hồ sơ liên quan, gây ảnh hưởng đến uy tín và quá trình quyết toán thuế sau này.

Thời điểm "vàng" để xuất hóa đơn quà tặng

Để tránh những khoản phạt đáng tiếc, doanh nghiệp cần lưu ý thời điểm lập hóa đơn đối với hàng quà tặng như sau:

1. Chuyển giao quyền sở hữu: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa quà tặng cho người nhận, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

2. Nguyên tắc tức thời: Khi quà tặng rời kho để gửi đến tay đối tác hoặc trao cho nhân viên, hóa đơn cần được xuất ngay tại thời điểm đó để đảm bảo tính hợp lệ.

Lời khuyên cho doanh nghiệp: Bộ phận kế toán cần phối hợp chặt chẽ với bộ phận hành chính, nhân sự hoặc kinh doanh để nắm bắt chính xác danh sách và thời điểm trao quà, từ đó thực hiện xuất hóa đơn kịp thời, đúng quy định.

Kết luận

Tết là dịp để tri ân, nhưng đừng để niềm vui đó trở nên không trọn vẹn vì những sai sót hành chính không đáng có. Các anh chị chủ doanh nghiệp và kế toán trưởng cần đặc biệt lưu ý kiểm soát chặt chẽ việc xuất hóa đơn quà tặng đầu ra đúng thời điểm để bảo vệ ngân sách công ty trước những mức phạt nghiêm khắc từ cơ quan chức năng.