Hướng Dẫn Khắc Phục Các Lỗi Thường Gặp Khi Phát Hành HĐĐT

Thứ năm - 19/06/2025 05:45

Sau khi hoàn tất quy trình phát hành hóa đơn điện tử và gửi đến cơ quan thuế, điều mà mọi doanh nghiệp mong muốn là nhận được Mã của cơ quan thuế trả về, xác nhận rằng hóa đơn đã được tiếp nhận và xử lý thành công. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể không nhận được mã này mà thay vào đó là các thông báo lỗi hiển thị ngay trên trạng thái của hóa đơn. Những thông báo này thường có nội dung như: “Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi!”; “Không đủ điều kiện cấp mã. Khóa lại hóa đơn!”,...

Việc hiểu rõ nguyên nhân và cách thức xử lý các lỗi này là vô cùng quan trọng để đảm bảo quy trình phát hành HĐĐT diễn ra suôn sẻ và không làm gián đoạn hoạt động kinh doanh của bạn.

Xác Định Nguyên Nhân Gây Lỗi Khi Phát Hành HĐĐT

Khi một hóa đơn gặp lỗi và hệ thống thuế trả về thông báo, việc đầu tiên cần làm là xác định chính xác nguyên nhân gây ra lỗi đó. Việc nhận diện được thông báo lỗi cụ thể, ví dụ như “Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi” (như minh họa tại Hình 1), sẽ giúp bạn nhanh chóng tiến hành chỉnh sửa thông tin bị sai sót và phát hành lại hóa đơn một cách hiệu quả.
Hình 1: Trạng thái hóa đơn là: “Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi!”

Để tìm hiểu chi tiết về lỗi, bạn chỉ cần thực hiện thao tác đơn giản sau:

Tại dòng hóa đơn hiển thị trạng thái “Thông tin dữ liệu hóa đơn chứa lỗi!”: Bạn hãy nhấp chuột vào biểu tượng “Xem thông tin lỗi” (như Hình 2 trong bài viết gốc).
Một cửa sổ mới sẽ tự động hiển thị: Cửa sổ này sẽ cung cấp thông tin chi tiết về nội dung sai sót. Ví dụ, như minh họa trong Hình 3, bạn sẽ thấy rõ trường dữ liệu nào đang chứa lỗi và cần được chỉnh sửa.

Thông thường, các lỗi dữ liệu không đúng quy chuẩn mà doanh nghiệp hay gặp phải bao gồm:

Thông tin về hàng hóa/dịch vụ: Tên sản phẩm, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng hoặc giá đơn vị có thể chứa các ký tự đặc biệt không được phép, hoặc định dạng không đúng.
Thông tin bên mua hoặc bên bán: Các thông tin này có thể không đúng quy chuẩn như:
- Mã số thuế: Bị thiếu hoặc thừa số lượng ký tự so với quy định, hoặc có lẫn các ký tự trắng (khoảng trống), ký tự đặc biệt. Điều này đặc biệt hay xảy ra với các khách hàng là công ty nước ngoài có mã số thuế đặc thù, khác với chuẩn quy định của Việt Nam.
- Số tài khoản ngân hàng hoặc số điện thoại: Có độ dài vượt quá quy định cho phép của hệ thống.

Khi những lỗi này xảy ra, đương nhiên là cơ quan thuế sẽ không chấp nhận cấp mã cho hóa đơn (đối với trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) và hóa đơn của bạn sẽ bị treo ở trạng thái lỗi.

Lưu ý quan trọng: Trong trường hợp này, hành động đúng đắn không phải là Hủy hóa đơn hay Thông báo sai sót hóa đơn với cơ quan thuế ngay lập tức. Thay vào đó, điều cần làm là kiểm tra lại thật kỹ các thông tin mà bạn đã nhập trên hóa đơn và chỉnh sửa cho đúng theo quy chuẩn đã được quy định.

Các Hướng Xử Lý Khi Hóa Đơn Bị Lỗi Trong Quá Trình Phát Hành

Để xử lý các lỗi phát sinh khi phát hành hóa đơn điện tử, bạn cần thực hiện theo hai bước cơ bản sau:

Bước 1: Rà soát và Hiệu chỉnh dữ liệu: Hãy kiểm tra kỹ lưỡng toàn bộ thông tin trên hóa đơn để tìm ra trường dữ liệu nào chưa đúng quy chuẩn. Sau khi xác định được, hãy tiến hành chỉnh sửa lại cho chính xác. Ví dụ:
- Dữ liệu có thể không đúng chuẩn do Mã Số Thuế của đơn vị mua hàng bị sai (thiếu, dư số ký tự, chứa khoảng trắng, ký tự đặc biệt) hoặc không đúng định dạng theo quy định.
- Thông tin diễn giải hàng hóa có thể bị lỗi do quá trình nhập liệu hoặc thao tác copy/paste có chứa các ký tự đặc biệt không hợp lệ. Việc này đòi hỏi sự cẩn thận và tỉ mỉ để đảm bảo mọi thông tin đều tuân thủ đúng định dạng và quy tắc của hệ thống hóa đơn điện tử.
Bước 2: Ký số lại và Gửi hóa đơn: Sau khi đã chỉnh sửa nội dung hóa đơn cho đúng với quy chuẩn, bạn cần thực hiện thao tác ký số lại hóa đơn. Việc ký số lại này sẽ tạo ra một phiên bản hóa đơn mới hợp lệ để gửi lại lên cơ quan thuế và chờ được cấp mã.

Tương tự như vậy, bạn nên thường xuyên tham khảo các trường hợp lỗi khác có thể gặp phải (mà các nhà cung cấp giải pháp HĐĐT thường thống kê và hướng dẫn) để nắm rõ cách xử lý tương ứng cho từng loại lỗi cụ thể.

Một ưu điểm nổi bật và tiện lợi mà các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử uy tín như eHoaDon Online mang lại là khả năng hiển thị các thông báo và chỉ dẫn lỗi một cách tường minh, trực quan ngay tại hóa đơn bị lỗi. Điều này giúp người dùng dễ dàng nhận biết và khắc phục vấn đề mà không cần mất nhiều thời gian tra cứu. Bạn chỉ cần nhấp chuột vào dấu thông báo ngay trên hóa đơn để nhận được thông tin chi tiết và hướng dẫn khắc phục.

Chúc các bạn thành công trong việc quản lý và phát hành hóa đơn điện tử.

Liên hệ tư vấn: