Từ 1/7/2025, người dân đi công chứng bắt buộc phải chụp ảnh cùng công chứng viên

Bắt buộc chụp ảnh tại thời điểm ký văn bản công chứng

Cụ thể, theo khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2024, người yêu cầu công chứng, người làm chứng và phiên dịch viên sẽ phải ký trên từng trang văn bản công chứng trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ một số trường hợp ngoại lệ như người không thể ký hoặc điểm chỉ được.

Điều đặc biệt là quá trình ký văn bản này sẽ được ghi lại bằng hình ảnh – tức là người ký và công chứng viên sẽ phải chụp ảnh chung trong lúc ký và ảnh đó sẽ được lưu vào hồ sơ công chứng. Đối với công chứng điện tử, Chính phủ sẽ có hướng dẫn riêng.

Hướng dẫn kỹ thuật chụp ảnh công chứng

Nội dung chi tiết được quy định tại Điều 46 của Nghị định 104/2025/NĐ-CP, quy định rõ ràng về cách thức chụp ảnh khi thực hiện công chứng như sau:

• Yêu cầu đối với ảnh chụp:

  • Ảnh phải thể hiện rõ nét cả người ký và công chứng viên.

  • Không được can thiệp chỉnh sửa ảnh như cắt ghép, thay đổi chi tiết hay bối cảnh.

  • Ảnh cần in rõ nét trên giấy A4 (màu hoặc trắng đen), hoặc in trên giấy ảnh chuyên dụng với kích thước tối thiểu 13 x 18 cm.

• Trường hợp đặc biệt:

  • Nếu người tham gia công chứng không thể ký mà phải điểm chỉ, việc chụp ảnh vẫn được thực hiện như trên.

  • Nếu có người làm chứng hoặc phiên dịch, họ cũng sẽ được chụp ảnh tại thời điểm ký (hoặc điểm chỉ) cùng công chứng viên.

  • Nếu có nhiều người cùng ký một văn bản tại cùng một địa điểm, có thể chụp ảnh chung hoặc từng người riêng biệt – miễn là bảo đảm yêu cầu về nhận diện rõ ràng.

• Công chứng tại nhiều địa điểm hoặc thời điểm khác nhau:

  • Phải chụp ảnh từng người tại thời điểm và nơi ký tương ứng, bảo đảm mọi trường hợp đều được lưu lại hình ảnh xác thực.

• Ảnh là một phần bắt buộc của hồ sơ công chứng, chỉ được sử dụng và lưu trữ theo quy định pháp luật về quản lý hồ sơ công chứng.

Ngoài ra, nếu thấy cần thiết, các bên có thể quay video toàn bộ quá trình ký văn bản. Đoạn phim này cũng sẽ trở thành một phần của hồ sơ công chứng và được quản lý như các tài liệu khác.

 

Áp dụng cho cả công chứng điện tử

Toàn bộ quy định về ảnh chụp tại Điều 46 cũng sẽ được áp dụng cho các trường hợp công chứng điện tử theo nội dung của Mục 2, Chương tương ứng trong Nghị định.

Việc bắt buộc chụp ảnh người dân cùng công chứng viên khi ký văn bản công chứng không chỉ là một thay đổi kỹ thuật đơn thuần, mà còn mang ý nghĩa pháp lý và xã hội sâu sắc. Trước hết, quy định này giúp tăng cường tính xác thực, minh bạch và trách nhiệm trong toàn bộ quá trình công chứng. Việc có hình ảnh lưu trữ sẽ là chứng cứ trực quan rõ ràng trong trường hợp phát sinh tranh chấp, khiếu nại hoặc nghi ngờ về hành vi giả mạo, ép buộc hay lừa đảo. Đồng thời, hình ảnh lưu trong hồ sơ sẽ giúp cơ quan chức năng dễ dàng truy vết và xác minh trong công tác quản lý, thanh tra và điều tra. Về mặt xã hội, quy định này còn góp phần nâng cao niềm tin của người dân vào hoạt động công chứng, khi mọi giao dịch đều có sự ghi nhận cụ thể, khách quan và có thể đối chiếu lại khi cần thiết. Đây là bước tiến quan trọng hướng đến xây dựng một nền hành chính công minh bạch, hiện đại và bảo vệ quyền lợi người dân hiệu quả hơn.

 

Liên hệ tư vấn:

• Email: tuvan1@luatnguyen.com | tuvan2@luatnguyen.com

• Zalo Official: Văn Phòng Luật Sư Luật Nguyễn

• Fanpage: LUẬT NGUYỄN

• Website: luatnguyen.vn
  
  Q-BTT Luật Nguyễn